home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software Vault: The Gold Collection / Software Vault - The Gold Collection (American Databankers) (1993).ISO / cdr09 / hn22demo.zip / HNDEMO.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-06-03  |  102KB  |  2,105 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.                             HotNotes! 2.2 - DEMO
  8.  
  9.                               Operating Manual
  10.  
  11.  
  12.                 Copyright (c) 1993 Silicon Roots! Associates.
  13.                             All rights reserved.
  14.  
  15.                           Silicon Roots! Associates
  16.                                 P.O Box 20541
  17.                            San Jose, CA 95160-0541
  18.                                (408) 268-5192
  19.  
  20.  
  21.  
  22.   Trademarks and Copyrights
  23.   -------------------------
  24.   Family Records(tm) is a trademarks and Personal Ancestral File(R) "PAF"
  25.   is a registered trademark of the Corporation of the President of The
  26.   Church of Jesus Christ of Latter-day Saints.
  27.  
  28.   MS-DOS(R) is a registered trademark of Microsoft Corporation.
  29.   Norton Utilities(tm) is a trademark of Symantec Corporation
  30.   LHA is Copyright (C) 1988-1991 by Haruyasu Yoshizaki.
  31.   PowerInstall is Copyright (c) 1992 by William S. Ataras III.
  32.  
  33.   PAFSPLIT, PAFSTAMP are trademarks of Ann Turner.
  34.  
  35.   HotNotes!(tm) and HotGuides!(tm) are trademarks of Silicon Roots!
  36.   Associates.
  37.  
  38.  
  39.  
  40.   --------
  41.   Overview
  42.   --------
  43.  
  44.   Using HotNotes! with Family Records (FR) is like two people dancing-- the
  45.   two must work together in harmony, yet they must not step on each other's
  46.   toes!  They must operate together-- both in tandem.
  47.  
  48.   HotNotes! works from within FR, behind the scenes monitoring FR's
  49.   activities.  When called upon through hot keys, HotNotes! responds and FR
  50.   waits.  HotNotes! is really the master, and FR the slave.  That way,
  51.   HotNotes! can control when it is needed.
  52.  
  53.   In this manual, you learn how to use the fundamental HotNotes! features.
  54.   These instructions give you a good idea how the full commercial version
  55.   of HotNotes! works.
  56.  
  57. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                   Page 2
  58. ___________________________________________________________________________
  59.  
  60.   HotNotes! is a tool to enhance and expand the functions of the PAF Family
  61.   Records (FR) program.  HotNotes! is an add-in program to FR, working in
  62.   tandem with its commands and functions.  HotNotes! co-resides with FR in
  63.   memory and works from within FR during operation.  HotNotes! literally
  64.   intercepts FR keyboard commands, adding many of its own.  This in effect,
  65.   extends the functionality of FR.  Together they make a powerful
  66.   combination.
  67.  
  68.   The original and present design goals of HotNotes! has been to create an
  69.   on-line assist for you while entering FR notes.  It has been designed to
  70.   conform to the standards of the latest version of the Silicon Valley PAF
  71.   Users Group's "PAF Documentation Guidelines."  HotNotes! has been created
  72.   with these two specific goals in mind:
  73.  
  74.       o   Help the PAF user be encouraged to use
  75.           the Documentation Standards, and
  76.  
  77.       o   Help eliminate computer busy-work!
  78.  
  79.  
  80.   Since Version 1.0 in 1991, HotNotes! has evolved into an increasingly
  81.   powerful and versatile tool.  Starting with HotNotes! Version 2.2, many
  82.   more powerful features were added: a small 1-2 page word wrapping editor,
  83.   a complete source menu and database management system, direct import of
  84.   external text files into notes, user-defined keyboard macros, true cut
  85.   and paste editing to the Notes screen, as well as the tag insertion menu.
  86.   We designed HotNotes! specifically to promote the philosophy to:
  87.  
  88.             +---------------------------+
  89.             |      Only enter your      |
  90.             |  genealogical data once!  |
  91.             +---------------------------+
  92.  
  93.   HotNotes! was created to dramatically reduce the need to re-enter the
  94.   same note information over and over again.  We believe computers should
  95.   do the repetitive work for us, not the reverse.  Consequently we made a
  96.   convenient way for TAGS, Sources and repetitive keystrokes to be reused,
  97.   over and over again, without re-typing.  Thus HotNotes! was designed to
  98.   ease this burden.
  99.  
  100.   From the start, we have viewed TAGs as a flexible, extensible, uniform
  101.   way for people to categorize and uniformly share documentation
  102.   information.  When we helped write the original Documentation Guidelines
  103.   (of the Silicon Valley PAF Users Group,) TAGs were discussed as a way to
  104.   broadcast this standard as a universal convention.  The more people who
  105.   document the same way, the better the quality and effectiveness in the
  106.   exchange of source citation data.
  107.  
  108.   Appendix G of the PAF 2.2 Reference Manual provided the concept upon
  109.   which we could build.  To ensure consistency in following these "rules,"
  110.   it quickly became apparent that most people would not (at least we
  111.   wouldn't) go to the effort of inserting TAGs or other source information
  112.  
  113. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                   Page 3
  114. ___________________________________________________________________________
  115.  
  116.   unless it were "convenient."  HotNotes! Version 2 make it very easy to
  117.   enter and reuse your favorite TAGs and SOURCES.
  118.  
  119.   HotNotes!, in summary, provides tools to help you enter and reenter note
  120.   information.  Secondarily, it can be used to record macros to enter
  121.   repetitive names or places during individual data entry, or automate
  122.   movements between menus.
  123.  
  124.  
  125.  
  126.   ------------------
  127.   Starting HotNotes!
  128.   ------------------
  129.  
  130.   To start HotNotes! simply type:
  131.  
  132.       HN            then press <Enter>.
  133.  
  134.   When starting, HotNotes! senses your video hardware and attempts to
  135.   select a color palette for you.  However, if you prefer another color,
  136.   you may override it in one of two ways.
  137.  
  138.   First, you may simply press <Space> at the HotNotes! Launch Menu and the
  139.   Color Configuration Menu appears.  Next, press <Space> repeatedly to
  140.   cycle through the colors until the desired color is found.  Afterward,
  141.   press <Enter> to save your results, which will become your new default
  142.   color every time your start HotNotes!.  Some video interfaces emulate
  143.   different styles of video, which can trick HotNotes!.  This is usually
  144.   the case if your color comes up blinking or partially visible, especially
  145.   with older style display or laptops.  Using this process, you can
  146.   visually determine which are the best combinations for your system then
  147.   save them permanently.
  148.  
  149. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                   Page 4
  150. ___________________________________________________________________________
  151.  
  152.   HotNotes! Color Configuration Menu
  153.  
  154.   +----------------------------------------------+
  155.   |      HotNotes! Color Configuration Menu      |
  156.   |----------------------------------------------|
  157.   | Press SPACE repeatedly to change to desired  |
  158.   | color setting, then press ENTER.  Avoid set- |
  159.   | tings which blink or make letters invisible. |
  160.   |----------------------------------------------|
  161.   |  Color /V   D: Default-Cyan  G: Green_Palette|
  162.   |  Settings:  L: Laptop/Gray   C: Cyan_Palette |
  163.   |             B: Blue_Palette  M: Monochrome   |
  164.   |             R: bRown_Palette W: Black+White  |
  165.   | Sample Colors:                               |
  166.   |------------------ Window Title --------------|
  167.   |  SIN  |  This is instructional information   |
  168.   |-------+------------ Subtitle ----------------|
  169.   |   1   |  Sample of the highlighter bar       |
  170.   |   2   |  This is normal text in edit fields  |
  171.   |   :   |  ...                          Insert |
  172.   |----------------------------------------------|
  173.   | ...Error Message!            HotNotes!<Alt-N>|
  174.   +------------ Press <Esc> to Cancel -----------+
  175.  
  176.  
  177.  
  178.   Starting Alternate FR Databases
  179.   -------------------------------
  180.  
  181.   If you have PAF 2.2 maintenance Release 19 June 1990 or later, you can
  182.   begin your FR session with up to two alternate databases selected.  Then,
  183.   when you are in the Pedigree Search menu, you may toggle between the two
  184.   databases with the F3 key.  HotNotes! Version 2 supports this same syntax
  185.   on startup, so you may use the same convention.  To start FR with two
  186.   databases, say, "SMITH" and the second as "JONES," type:
  187.  
  188.       hn SMITH -dJONES
  189.  
  190.   Here the sequence is important, as well as the notation, "-d" preceding
  191.   the second database.  When HotNotes! launches FR, it passes these two
  192.   names to Family Records (FR) as parameters, just as if you had typed them
  193.   at the DOS command line.
  194.  
  195.   You may optionally just start with a single secondary database:
  196.  
  197.       hn -dJONES
  198.  
  199.   which will load your normal database, then allow JONES to be toggled in
  200.   at Pedigree Search with the F3 key.  See your PAF 2.2 READ.ME file on
  201.   disk and HotNotes! on-line Help menu for more information.
  202.  
  203.   Other command line options are available during start-up of HotNotes!
  204.  
  205. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                   Page 5
  206. ___________________________________________________________________________
  207.  
  208.   Type HN /? to see the summary usage screen.  This DEMO version restricts
  209.   use of the /S command line switches.
  210.  
  211.  
  212.  
  213.   HotNotes! DEMO  Startup Sequence
  214.   --------------------------------
  215.  
  216.   After typing HN to start HotNotes!, the main launch menu appears (see
  217.   below.)  This launcher serves as a convenient way to begin FR with HN
  218.   enabled.  This menu provides a direct replacement to the PAF.EXE menu
  219.   system shipped with PAF.  You cannot use the PAF.EXE program with
  220.   HotNotes!.  However, the Main Launch Menu of HotNotes! shown below will
  221.   start every PAF program which PAF.EXE starts.
  222.  
  223.   You will most often use Menu Item 5.  It launches FR with HotNotes!
  224.   attached to FR's command set.  This is the only way you can use the extra
  225.   features of HotNotes!.  Simply move to or select item 5, "Run HotNotes!
  226.   with Family Records" and press Enter.   A "Running HotNotes with Family
  227.   Records" message appears at the bottom of the menu and HotNotes! begins.
  228.  
  229.  
  230.  
  231.   HotNotes! Startup Launch Menu
  232.  
  233.   +----------------------------------------------+
  234.   |                                              |
  235.   |               H O T  N O T E S !             |
  236.   |               Version 2.2 - DEMO             |
  237.   |                Main Launch Menu              |
  238.   |           Silicon Roots! Associates          |
  239.   |   Launches PAF(tm) Release 2.2 Applications  |
  240.   +----------------------------------------------+
  241.   | Enter |  Program Being Launched and Run      |
  242.   +-------+--------------------------------------+
  243.   |   1   |  Family Records (HotNotes! inactive) |
  244.   |   2   |  Genealogical Information Exchange   |
  245.   |   3   |  Research Data Filer                 |
  246.   |   4   |  Family Records Check                |
  247.   |   5   |  Run HotNotes! with Family Records   |
  248.   |   6   |  Fix Family Records (FRCHK -f)       |
  249.   |   0   |  Exit HotNotes! and Return to System |
  250.   +----------------------------------------------+
  251.   | Select:^v ENTER; Set Color:SPACE; Help:ALT-H |
  252.   +----------------------------------------------+
  253.  
  254.   Even though the HotNotes! launch menu allows you to optionally start FR
  255.   without HotNotes! activated, there is little advantage in doing so, since
  256.   both are still resident in memory.  If you must run FR with a full
  257.   complement of memory, exit HotNotes! completely and start FR at the DOS
  258.   command line by typing FR.
  259.  
  260. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                   Page 6
  261. ___________________________________________________________________________
  262.  
  263.   After the Launch Menu Starts HotNotes!
  264.   --------------------------------------
  265.  
  266.   Once you've started FR from HotNotes! Launch Menu, the first thing you
  267.   see upon entering FR is the HotNotes! title window, which pops up over
  268.   the Family Records welcome screen.  This tells you HotNotes! is actively
  269.   "joined" with FR.  Press <Esc> or <Enter> and the HotNotes! Window
  270.   clears.  From thereafter, HotNotes! monitors the FR screen and the keys
  271.   you press, looking for HotNotes! hotkey commands.
  272.  
  273.  
  274.  
  275.   HotNotes! Welcome Screen
  276.  
  277.   +----------------------------------------------+
  278.   |                                              |
  279.   |             H O T   N O T E S !              |
  280.   |                 Version 2.2                  |
  281.   |             DEMONSTRATION COPY               |
  282.   |           Copyright (C) 1992-1993            |
  283.   |          Silicon Roots! Associates           |
  284.   |             All rights reserved.             |
  285.   | -------------------------------------------- |
  286.   |  An add-in for PAF (tm), FR.EXE Release 2.2  |
  287.   |   Dedicated to the Documentation Standards   |
  288.   |   of the Silicon Valley PAF Users Group      |
  289.   | -------------------------------------------- |
  290.   | This DEMO version of HotNotes! may be freely |
  291.   | distributed on BBS's or to others.  You are  |
  292.   | licesnsed to use this DEMO for 30 more days. |
  293.   | Press ENTER to learn how to order HotNotes!  |
  294.   |      Press <Enter> or <Esc> to Continue      |
  295.   +----------------------------------------------+
  296.  
  297.  
  298.  
  299.   ------------
  300.   Using HELP
  301.   ------------
  302.  
  303.   HotNotes! Version 2 has been designed with an extensive On-line help
  304.   system, which is always just a keystroke away <Alt-N>.  Many of these
  305.   help screens are included in this document for your reference.  You
  306.   should make use of HELP to get acquainted with HotNotes! many features
  307.   and instructions.
  308.  
  309.   The HotNotes! Main Help menu is available from any FR screen and lists
  310.   the available commands.  Use the Help Menu at anytime while in notes
  311.   editing with the command:
  312.  
  313.       <Alt-N>           (hold the "Alt" key down and press "n").
  314.  
  315. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                   Page 7
  316. ___________________________________________________________________________
  317.  
  318.   This command is only valid when the HotNotes! banner is displayed in the
  319.   lower right corner of your screen.  This banner tells you when HotNotes!
  320.   is monitoring keystrokes, and it reminds you to press <Alt-N> for help.
  321.   After pressing  <Alt-N>, the Main Help Selection Menu is displayed:
  322.  
  323.  
  324.  
  325.    HotNotes! Main Help Menu
  326.  
  327.    +------------ HotNotes! Help - Main Selection Menu <Alt-N> ------------+
  328.    | Move the Highlight Bar ^v  and press <Enter> for more information.   |
  329.    |----------------------------------------------------------------------|
  330.    |  Hotkeys |      Function      | Resulting Action by HotNotes!        |
  331.    |----------+--------------------+--------------------------------------|
  332.    | Alt-N    | HotNotes! Help     | Display HotNotes! Help Screens       |
  333.    | Alt-T    | TAG Menu           | Pick and Insert a TAG from Menu      |
  334.    | Alt-S    | Source Menu        | Pick and Insert a Source from Menu   |
  335.    | Alt-G    | Grab Source Text   | Copy Source from the FR Note screen  |
  336.    | Alt-W    | Wordwrap Editor    | Invoke the Wordwrap Notepad Editor   |
  337.    | Alt-X, F6| Xtract Screen Text | Copy & Edit screen text to Clipboard |
  338.    | Ctrl-X/F6| Xtract FULL Page   | Cut & Paste Full Page of Notes       |
  339.    | Alt-P, F5| Paste Text to Note | Paste text from Clipboard to screen  |
  340.    | Alt-F    | File Insertion     | Insert External Text File into Notes |
  341.    | Alt-K    | Macro Key Recording| Record your custom Keyboard Macro    |
  342.    | Alt-0..9 | Run Recorded Macro | Save/Playback your recorded Macros   |
  343.    | Alt-V    | View User Macros   | View/Edit User-Defined Macro         |
  344.    |-------------------------------+--------------------------------------|
  345.    | Permanent Keyboard Macros     | HotNotes! Built-in Keyboard Macros   |
  346.    | Set Alternate FR Databases    | Allows F3 db changes in Ped Search   |
  347.    | Overrides HotNotes! Colors    | Choose Blue, Green, Brown, B&W, LCD  |
  348.    | Source Database Import/Export | Import/Export Sources as Text Files  |
  349.    +--------------------- Press <Esc> to Cancel Menu----------------------+
  350.  
  351.   From this Help menu, you are introduced to the rich set of additional
  352.   commands now available with HotNotes!.  Most of these commands are
  353.   designed to complement the FR program's Notes area.  This Help Main menu
  354.   is the principle way HELP is displayed within HotNotes!.  To learn more
  355.   about a particular feature, you move the highlight bar up or down, and
  356.   then press <Enter>.  Often other menus are subsequently displayed with
  357.   more details.
  358.  
  359.   HotNotes! Version 2 Help system is file-based.  All help files are stored
  360.   in the HN.HLP file in the PAF directory.  This file MUST NOT be removed
  361.   from that directory, otherwise HotNotes! will be suspended and need to be
  362.   reinstalled.
  363.  
  364. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                   Page 8
  365. ___________________________________________________________________________
  366.  
  367.   ------------
  368.   Using TAGs
  369.   ------------
  370.  
  371.   To use the TAG menu, you must be in the FR Notes editor.  The Tag Menu's
  372.   sole purpose is to make it easy to insert often used standard labels,
  373.   called "tags."  We have helped author and include the identical tags
  374.   standardized in the Silicon Valley PAF Users Group, PAF Documentation
  375.   Guidelines.  In addition to using these standard tags, you may optionally
  376.   add up to 15 of your own tags at the bottom of the Tag Menu.
  377.  
  378.   You should carefully study this document to learn more in detail how to
  379.   use tags in your notes.  Follow the instructions above to print the
  380.   DOCGUIDE.DOC file included with HotNotes!.
  381.  
  382.   The TAG menu is a useful feature which allows you to select from among
  383.   the more than 60 standard TAGs from the Documentation Standards.  You may
  384.   subsequently insert them directly into any individual note entry or into
  385.   the HotNotes! wordwrap editors.  As a popular request, starting with
  386.   HotNotes! Release 1.1, the Tag Menu includes several special TAGs for LDS
  387.   Events.  The Table below lists all the standard tags from the Silicon
  388.   Valley PAF Users Group PAF Documentation Guidelines.
  389.  
  390.  
  391.  
  392.   Tag Reference Table
  393.  
  394. +----------- HotNotes! Help - Tag Reference Table <Alt-R> --------------+
  395. | TAGs of the Silicon Valley PAF Users Group Documentation Guidelines.  |
  396. | This table is from the DOCGUIDE.DOC file included with HotNotes!.     |
  397. |                     Table of Standard TAGs                            |
  398. |-----------------------------------------------------------------------+
  399. |     Event     | Linkage |   Subject   | Research |Optional LDS Events |
  400. |=======================================================================|
  401. | ADOPTION      | CHILD   |BIOGRAPHY    |ACTION    |BAPTISM             |
  402. | BIRTH         | CHILDREN|CEMETERY     |AKA       |BLESSING            |
  403. | BURIAL        | FATHER  |CENSUS       |COMMENT   |CONFIRMATION        |
  404. | CHRISTENING   | HALF-   |CITIZENSHIP  |CONFLICT  |DEACON              |
  405. | CREMATION     | MOTHER  |COURT        |DEADEND   |ELDER               |
  406. | DEATH         | PARENTS |EDUCATION    |ERROR     |ENDOWMENT           |
  407. | DIVORCE       | SIBLINGS|HONORS       |FILE      |HIGH_PRIEST         |
  408. | EMIGRATION    | SPOUSE  |HOSPITAL     |NAME      |MISSION             |
  409. | IMMIGRATION   | STEP-   |LAND         |NOTE      |PATRIARCHAL_BLESSING|
  410. | MARRIAGE      |         |MILITARY     |NIL       |PRIEST              |
  411. | NATURALIZATION|         |OBITUARY     |PLACE     |SEALING_PARENTS     |
  412. | PROBATE       |         |OCCUPATION   |QUESTION  |SEALING_SPOUSE      |
  413. |               |         |ORGANIZATIONS|RESEARCHER|SEVENTY             |
  414. |               |         |RELATIONSHIP |UPDATE    |TEACHER             |
  415. |               |         |RESIDENCES   |          |                    |
  416. +----------------------- Press <Esc> to Cancel Menu---------------------+
  417.  
  418. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                   Page 9
  419. ___________________________________________________________________________
  420.  
  421. Inserting A Tag Into the FR Notes Screen
  422. ----------------------------------------
  423.   Inserting a TAG is one of HotNotes! most simple tasks.  Tags are inserted
  424.   directly into FR Notes.  First go to the Notes editor screen for one of
  425.   your ancestors.  Move the cursor into the desired position where the TAG
  426.   will be inserted (usually at the beginning of a line) and then press:
  427.  
  428.       <Alt-T>
  429.  
  430.   This command invokes the TAG Menu, which pops up with a list of TAGs to
  431.   pick from as shown below.  A highlight bar is visible during operation,
  432.   which allows you to select the appropriate TAG for insertion.
  433.  
  434.  
  435.  
  436.   +- Tag Menu  <Alt-T> -+
  437.   |   ---  EVENT  ---   | \
  438.   |BIRTH:               |  \
  439.   |MARRIAGE:            |   \
  440.   |DEATH:               |    \
  441.   |BURIAL:              |     \
  442.   |CHRISTENING:         |      \
  443.   |DIVORCE:             |       \
  444.   |EMIGRATION:          |        \
  445.   |IMMIGRATION:         |         \ Scrolling area
  446.   |NATURALIZATION:      |         /
  447.   |PROBATE:             |        /
  448.   |ADOPTION:            |       /
  449.   |CREMATION:           |      /
  450.   |   --- LINKAGE ---   |     /
  451.   |CHILD:               |    /
  452.   |CHILDREN:            |   /
  453.   |FATHER:              |  /
  454.   |MOTHER:              | /
  455.   |-- PASTE COMMANDS ---|
  456.   | <Enter>    |  TAG:  |
  457.   | <Tab>      |  TAG-  |
  458.   | <Space>    |  TAG   |
  459.   | <Minus>    | -TAG   |
  460.   +--- Help <Alt-N> ----+
  461.  
  462.   To select a TAG, move the highlight bar with the cursor or page keys and
  463.   then press <ENTER> or <TAB>.  The selected TAG is inserted directly into
  464.   your note at the cursor position you had selected prior to pressing <Alt-
  465.   T>.
  466.  
  467.   With the Tag menu displayed, a second faster way to select TAGs is to a
  468.   press the first letter "speed key" of a TAG name.  The highlight bar
  469.   jumps directly to all the TAG's beginning with the same letter, cycling
  470.   around the menu with repeated presses.  This feature saves you time and
  471.   cursor presses.  Don't be afraid to press other keys.  HotNotes! filters
  472.   out wrong keys so you won't make a mistake.
  473.  
  474. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                  Page 10
  475. ___________________________________________________________________________
  476.  
  477.   Compound Tags
  478.   -------------
  479.  
  480.   A compound tag is several relevant tags hooked together with dashes.  For
  481.   example, if your source contains information on births, marriages and
  482.   deaths, you can create the compound source
  483.  
  484.       !BIRTH-MARRIAGE-DEATH:
  485.  
  486.   in one of the HotNotes! wordwrap editors, or directly on the FR Notes
  487.   editor screen.  To make compound tags press <Tab> instead of <Enter>.  A
  488.   trailing dash is pasted to the screen from the tag menu instead of a
  489.   trailing colon.  When used in the HotNotes! Wordwrap or Source Editor,
  490.   the <Tab> pastes the tag, then re-invokes the Tab Menu again so you may
  491.   select your next tag.  After selecting your final tag in the series,
  492.   ending the entire sequence with an <Enter> places a colon after the last
  493.   tag.
  494.  
  495.  
  496.  
  497.   Automatic TAG exclamation point
  498.   -------------------------------
  499.  
  500.   HotNotes! TAGs pasted at the beginning of the a line are automatically
  501.   pasted with an exclamation point prefix.  You simply press either the
  502.   <Tab> or <Enter> key as normal.  Exclamation points are used to signal
  503.   that a particular paragraph in Notes is to be printed on the Family Group
  504.   sheet or included in Ancestral File Submissions.  Early testers of
  505.   HotNotes! felt that the default should be to have the exclamation point
  506.   inserted.  If not desired, delete it after insertion.
  507.  
  508.  
  509.  
  510.   User Defined TAGS
  511.   -----------------
  512.  
  513.   The HotNotes! TAG Menu provides you the ability to define up to fifteen
  514.   of your own custom or compound TAGs.  To do this, while in the TAG menu,
  515.   go to the bottom of the list by pressing <End> or <Page Down>, cursor
  516.   down all the way, or press <Alt-A> add.  Your keyboard displays the last
  517.   fifteen TAGs under the title:
  518.  
  519.       - User-Defined -
  520.  
  521.   To edit, now move to any position and press:
  522.  
  523.       <Alt-E>
  524.  
  525.   which brings up the TAG Edit Window.  The figure below shows a compound
  526.   tag being entered in the TAG Editor.
  527.  
  528. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                  Page 11
  529. ___________________________________________________________________________
  530.  
  531.   Tag Editor
  532.  
  533.   +-- Edit Tags <Alt-E> --+
  534.   |  Edit & press <Enter> |
  535.   |   <Esc> cancels Edit  |
  536.   | BIRTH-MARRIAGE-DEATH:<---- entry is here
  537.   +-----------------------+
  538.  
  539.   In the TAG Editor you may use all the cursor and editing keys to modify
  540.   the contents of any of the last fifteen TAG entries.  Standard tags in
  541.   the menu may not be changed.
  542.  
  543.   The user-defined TAG edit feature provides two benefits:  One benefit is
  544.   so you can have the flexibility of updating your TAGs as our standards
  545.   change.  Another is the ability to create and save compound TAGs.   For
  546.   example, if you found that you were repeatedly using BIRTH-CHRISTENING:
  547.   you could enter this combination as a user-defined TAG.
  548.  
  549.  
  550.  
  551.   ------------------------
  552.   Using Source
  553.   ------------------------
  554.  
  555.   Sources as defined and used within HotNotes! become the fundamental unit
  556.   for documenting your researched and verified genealogy.  Through properly
  557.   entered sources, your family's history is more easily preserved.  Sources
  558.   as saved within the FR Notes area can be passed on to others via the
  559.   Ancestral File Submission.  Your properly documented research work stands
  560.   as a more credible reference plus benefits future researchers.
  561.  
  562.   Starting with HotNotes! Version 2, full Source citation capabilities are
  563.   built in.  The Source Selection Menu of HotNotes! provides access to many
  564.   powerful time-saving features.  You can save and reuse sources consistent
  565.   with Documentation Guidelines.  You can grab source citations directly
  566.   from your FR Notes and save them into your source database.  You can
  567.   enter new sources while under the promptings of HotGuides!, which teach
  568.   you the proper format and style to use to adhere to the Documentation
  569.   Guidelines.
  570.  
  571.   The Source Selection Menu is accessed by typing:
  572.  
  573.       <Alt-S>
  574.  
  575.   whereupon the Source Selection Menu appears, as shown in below.  The top
  576.   half of this menu contains a list of commands and options from the Source
  577.   Menu.  The bottom portion of this menu is used to display source titles,
  578.   in pages of ten at a time.  The first 60 characters or "Title" of each
  579.   source is displayed.  You may scroll this list up and down as desired
  580.   using the cursor and paging keys.
  581.  
  582. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                  Page 12
  583. ___________________________________________________________________________
  584.  
  585.   Source Selection Menu
  586.  
  587.   +-------------- HotNotes! Source Selection Menu <Alt-S> ---------------+
  588.   | To Select Source: Move bar ^v, or | <Ctrl-Enter> - Quick Paste Notes |
  589.   | type: <numbers> to Select by SIN. | <Enter> - View/Edit Full Source  |
  590.   |  <Alt-F>    - Find Source by Title| <Alt-A> - Add/Create New Source  |
  591.   |  <Alt-R,F8> - Repeat Title Search | <Alt-D> - Delete Selected Source |
  592.   |  <Home,End,PgUp,PgDn> - Page Menu | <Alt-L> - Load/Create Source File|
  593.   |------------------------ Source File: HN.SRC -------------------------|
  594.   |   SIN | Source Title; Year-Year; Unique Source ID; General Reference |
  595.   |-------+--------------------------------------------------------------|
  596.   |     1 | Mary Coffin Johnson, The Higleys and Their Ancestry; 1630-18 |
  597.   |     2 | H. Arnold Brown, Editor, Letters From The Promised Land; 185 |
  598.   |     3 | Charles S. Peterson, Colonial St. Louis; 1700-1820; Missouri |
  599.   |     4 | Denmark in Pictures; 1978; New York, Sterling Publishing Co. |
  600.   |     5 | Joan B. Grady, "English Genealogy"; The Everton Genealogical |
  601.   |     6 | Obituary of Hans Bosen, Ogden Standard Examiner, Oct 1943; m |
  602.   |     7 | Letter from John Schmitt, Boston MA, to Sally Hansen in Chic |
  603.   |     8 | Journal of Samuel Woolley; 1861; Entries for Jul-Aug 1861, a |
  604.   |     9 | 1900 U.S. Census, Santa Clara Co., CA; 1900; Vol 45, E.D. 54 |
  605.   |    10 | Index, 1830 Fed. Census, Johnson Co., IA; 1830; Salt Lake Ci |
  606.   +----------------------------------------------------------------------+
  607.  
  608.   The Source Selection Menu is the portal through which you can reuse all
  609.   the source citation you already have entered, or probably will ever enter
  610.   into FR.  It provides the ability to select and reuse sources from as
  611.   many source database libraries as you can store on your hard disk.
  612.  
  613.   Within each source database, each source is assigned to a unique source
  614.   identification number, "SIN."  This is very similar to the RIN used in
  615.   Family Records.  Although this DEMO is limited to only 10 sources, the
  616.   full Commercial Version of HotNotes! allows each source database (.SRC)
  617.   to contain up to 999 sources.  In addition, you may load and reuse as
  618.   many source databases as your disk space will allow.
  619.  
  620.   The Source Selection Menu permits you to browse and view the title of
  621.   each source.  Sources are presented in this fashion to allow you to
  622.   easily browse through and find the source you are seeking.  HotNotes!
  623.   makes it easy to select a source from the menu one of several ways:
  624.  
  625.       o   By browsing the menu using cursor and paging keys,
  626.  
  627.       o   By directly entering its SIN (by typing numbers), or
  628.  
  629.       o   By searching for a title with the <Alt-F> find
  630.                  and <Alt-R> or <F8> repeat search commands.
  631.  
  632.   From the Source menu you may also load other source databases, add new
  633.   sources, and delete sources.
  634.  
  635.   Once you have selected the desired source, you can immediately paste it
  636.   into the Notes screen by the <Ctrl-Enter> quick paste command, or simply
  637.  
  638. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                  Page 13
  639. ___________________________________________________________________________
  640.  
  641.   press <Enter> to first View the full source.
  642.  
  643.  
  644.  
  645.   The Source Viewer
  646.   -----------------
  647.  
  648.   The Source Viewer allows you to see the entire source just prior to
  649.   pasting it.  That way, you can make certain this is the correct source,
  650.   since several may have similar titles.  The Viewer also permits you to
  651.   make last-minute changes to the source through the use of the word
  652.   wrapping Source Editor, prior to pasting to Notes.
  653.  
  654.   The Viewer's display is divided into three areas.  The top area contains
  655.   a list of frequently used commands.  The middle area contains the full
  656.   source.  The bottom area contains an on-line, advisor, HotGuides!.
  657.   HotGuides! teach you how to enter sources in accordance with the Silicon
  658.   Valley PAF Users Group Documentation Guidelines.  Full details are
  659.   included in the DOCGUIDE.DOC file included with HotNotes!.
  660.  
  661.   The next figure below shows the Source Viewer with SIN 32 on display.
  662.   The full source is always displayed in the Viewer, just as it will appear
  663.   when pasted into FR Notes.  If you desire to paste this note, an <F5> or
  664.   simply <Enter> dispatches the menu and pastes the selected source at the
  665.   cursor.  You may also use Alt and Ctrl to alternately position the source
  666.   at the top or bottom of Notes, respectively.
  667.  
  668. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                  Page 14
  669. ___________________________________________________________________________
  670.  
  671. ________________________________________________________________________________
  672. Source Viewer
  673.  
  674. --------------------------- HotNotes! Source Viewer ----------------------------
  675.  Instructions: Press <arrows> to move and highlight desired field, then press:
  676.  <F3/F4> Next/Prev Field| <Enter>/<F5> Paste to Note  | <PgUp/Dn> Next/Prev SIN
  677.  <F6,Alt-E> Edit Source | <Alt-F5> Paste at Beginning | <F2> or <Esc>  Cancel
  678.  <F7,Alt-G> HotGuides!  | <Ctrl-F5> Paste at Note End | <F1> Save this Source
  679. ----------------------------- Source Number   32 -------------------------------
  680. !DEATH: Soc. Sec. Death Index; 1962-1989; FHL CD ROM dtd Oct 1990; SSN 572-09-
  681. 7600; FHL, Santa Clara, CA; Issuance date/state- Sep 1938/CA; Death
  682. date/state-Jul 1985/CA; CONFLICT: SSDI-- Death State in conflict with other
  683. information. Indicated as CA, actually is MI.
  684.  
  685.  
  686.  
  687.  
  688.  
  689.  
  690. ------------------ HotGuides! - PAF Documentation Guidelines -------------------
  691.  A                B                            C
  692.  !DEATH-PARENTS-SPOUSE-CHILDREN: Obituary of Hans Bosen, OGDEN STANDARD
  693.              D                 E                       F
  694.  EXAMINER; 1943; Microfilm dated Sep-Nov 1943; Oct 1943, p 18, Col 1;
  695.        G                               H
  696.  City Library, Ogden, UT;  ACTION: Get a photocopy of this document.
  697.  Viewer --------------------- Source File: HN.SRC ------------------------------
  698. ________________________________________________________________________________
  699.  
  700.   Actively Changing HotGuides!
  701.   ----------------------------
  702.  
  703.   A very convenient tool while in View mode is to use the Page-Up and Page-
  704.   Down commands in combination with HotGuides! to browse through your
  705.   source data base.  You quickly spot which sources do not conform to the
  706.   Documentation Guidelines, especially when a field is missing or in the
  707.   wrong order.  Once so discovered, invoking the Source Editor <Alt-E>
  708.   quickly remedies the problem.
  709.  
  710.   As you position the field highlighter, the HotGuides! on the bottom of
  711.   the Source Viewer (or in Source Editor, too) change to advise you of the
  712.   proper type and sequence of fields.  The on-line guide actively teaches
  713.   you what to enter in each field.  Seven different Guides appear, one for
  714.   each of the seven fields defined in Appendix G of the PAF 2.2 Manual, as
  715.   well as the Documentation Guidelines.  These seven Guides are shown in
  716.   Figures A through H below:
  717.  
  718. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                  Page 15
  719. ___________________________________________________________________________
  720.  
  721. ________________________________________________________________________________
  722. Figure A - General Guide showing Sample and Placement of Each Field
  723.  
  724. ------------------ HotGuides! - PAF Documentation Guidelines -------------------
  725.  A                B                            C
  726.  !DEATH-PARENTS-SPOUSE-CHILDREN: Obituary of Hans Bosen, OGDEN STANDARD
  727.              D                 E                       F
  728.  EXAMINER; 1943; Microfilm dated Sep-Nov 1943; Oct 1943, p 18, Col 1;
  729.        G                               H
  730.  City Library, Ogden, UT;  ACTION: Get a photocopy of this document.
  731.  
  732.  
  733.  
  734. ________________________________________________________________________________
  735. Figure B - Tag Field Instructions
  736.  
  737.  B. TAG FIELD - Event, Linkage, Subject or Research TAG.
  738.     * Example:  BIOGRAPHY-BIRTH-MARRIAGE-DEATH:
  739.  Tags categorize the type of relevant information found within this Source.
  740.  Enter Tags entirely in CAPITAL letters and follow the end with a colon (':').
  741.  If more than one tag applies, separate each with a hyphen ('-') and the last
  742.  with a colon.  PRESS <Alt-T> to use the Tag Menu and insert tags.
  743.  
  744.  
  745.  
  746. ________________________________________________________________________________
  747. Figure C - Title Field Instructions
  748.  
  749.  C. SOURCE TITLE - Enter the NAME OF the SOURCE or briefly describe it.
  750.     * Example:  John Maxwell, HISTORY OF UNION COUNTY, ILLINOIS;
  751.  Enter the name or description of the particular source record.  For a
  752.  book, state the author's or compiler's full name, followed by a comma,
  753.  then by the title ALL IN CAPITAL LETTERS.  Place quotes around the title
  754.  of an article when referencing a periodical.
  755.  
  756.  
  757.  
  758. ________________________________________________________________________________
  759. Figure D - Years Covered Field Instructions
  760.  
  761.  D. YEARS COVERED - Enter the FROM-TO YEARS this source spans.
  762.     * Example:  1833-1857;
  763.  Enter the year(s) covered by the source; separate with a hyphen, such as
  764.  '1833-1857' or simply '1923' if it only covers one event. This aids future
  765.  researchers and readers who may use this source for other related research.
  766.  
  767. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                  Page 16
  768. ___________________________________________________________________________
  769.  
  770. ________________________________________________________________________________
  771. Figure E - Originator Field Instructions
  772.  
  773.  E. UNIQUE SOURCE IDENTIFICATION - Enter WHO ORIGINATED the source.
  774.     * Example:  1972, ABC Publisher, Lexington, KY;
  775.  Include any combination of: Series, Volume, Part, Folio, publisher
  776.  information (Pub date, Publisher, City, Date), Item Number (for microfilm)
  777.  which completely informs the reader what the source is called.
  778.  
  779.  
  780.  
  781. ________________________________________________________________________________
  782. Figure F - Page Number Field Instructions
  783.  
  784.  F. SPECIFIC REFERENCE - Enter what PAGE to find the information on.
  785.     * Example:  pp 78-82;
  786.  Enter the Page Number(s): 'p 123' or 'pp 17-19;' Optionally, an item or
  787.  line number in a census or registry may be entered.  This field directs
  788.  the reader to the specific quoted or referenced matter within the
  789.  source.  This field usually is changed each time the same source is used.
  790.  
  791.  
  792.  
  793. ________________________________________________________________________________
  794. Figure G - Repository Field Instructions
  795.  
  796.  G. GENERAL REFERENCE - Tell WHERE to obtain or personally view the source.
  797.     * Example: Family History Library, 948.31/A1 H2e, Salt Lake City, UT.
  798.  Enter the physical location or REPOSITORY, such as a library or archive.
  799.  Call numbers (if book, fiche, or film in a library), or a photocopy, ie,
  800.  'obtained from County Clerk in poss. of John Smith, Salem, OR'.  This tells
  801.  where the reader may obtain, get copies or examine the source.
  802.  
  803.  
  804.  
  805. _______________________________________________________________________________
  806. Figure H - Notes Field Instructions
  807.  
  808.  H. NOTES - (Optional) Include the reusable portion of your detailed notes.
  809.     * Example: In 1983, the bible was in possession of Molly Jones, DeKalb, IL.
  810.  Place more extended unique comments on this individual directly in your Note.
  811.  Include helpful tags such as COMMENT:, QUESTION:, ACTION:, or CONFLICT:, then
  812.  a brief explanation or comment.  Place lengthy text (biographies, histories
  813.  etc.) into external documents, then reference them by a FILE: tag in Notes.
  814. ________________________________________________________________________________
  815.  
  816. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                  Page 17
  817. ___________________________________________________________________________
  818.  
  819.   Guides! Off - Full Speed Ahead!
  820.   -------------------------------
  821.  
  822.   On some original PCs, the HotGuides! may slow down the viewing process
  823.   slightly.  However, since HotNotes! Version 2.1 wherein the Guides were
  824.   optimized for higher speed, this is usually not a problem.  The primary
  825.   purpose is to allow you to turn off the fields from flashing, especially
  826.   if you feel it obstructs or detracts from your view.  The Guides will
  827.   subsequently remain off until enabled again.  The Guides-off message
  828.   displayed will look like that as follows:
  829.  
  830.  
  831.  
  832. ________________________________________________________________________________
  833. HotGuides! Off Message
  834.  
  835. -------------- HotGuides! Disabled: Press <F7 or Alt-G> to Enable --------------
  836.  GENERAL INSTRUCTIONS:                 | Up and Down to step through your
  837.  Disabling HotGuides! may allow slower | source file.  With HotGuides! enabled,
  838.  model PC's to more quickly display    | you may quickly review whether your
  839.  sources.  From this Viewer, you may   | source fields are in the correct
  840.  see the full-length source, and there-| positions as you move up and down
  841.  by confirm your selection.  Press Page| through your source file.
  842.  Viewer --------------------- Source File: HN.SRC ------------------------------
  843. ________________________________________________________________________________
  844.  
  845.  
  846.  
  847.  
  848.  
  849.   Using the HotNotes! Source Editor
  850.   ---------------------------------
  851.  
  852.   From the Source Viewer, you have direct access to the powerful
  853.   wordwrapping Source Editor.  The Source Editor uses the same window as
  854.   the Source Viewer, except with different instructions above it.
  855.   HotGuides! remain active if desired, during edits.  This Source Editor is
  856.   in fact the identically same editor as the Wordwrap Editor (Alt-W), which
  857.   is normally available from the Notes screen (more later on that.)  During
  858.   source editing, the wordwrap editor has the added feature of actively
  859.   displaying and updating HotGuides!.
  860.  
  861.   A very powerful and convenient feature allows you to invoke the Tag Menu
  862.   to insert Tags from within the Source Editor.  Likewise, you may invoke
  863.   the Source Selection Menu and insert other sources, which can be copied
  864.   into and modified to create a new source.
  865.  
  866.   Finally, pressing <F8> allows you to insert SAMPLE sources from the
  867.   SOURCE.SRC file, shipped with HotNotes! Version 2.  The figure below
  868.   illustrates the Source Selection Menu shown when pressing <F8>.  It
  869.   allows selection from the sample sources as illustrated in the
  870.   Documentation Guidelines.  These may be used as a template to help you
  871.  
  872. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                  Page 18
  873. ___________________________________________________________________________
  874.  
  875.   get started.  Simply press Enter to paste one into the Source Editor,
  876.   then alter it to suit your specific needs.
  877.  
  878.  
  879.  
  880.   SAMPLE Sources Used as Templates.
  881.  
  882.   +------------- HotNotes! Editor - Source Selector <Alt-S> -------------+
  883.   | To Select Source: Move bar ^V, or | <Ctrl-Enter> - Quick Paste Notes |
  884.   | type: <numbers> to Select by SIN. | <Enter> - View/Edit Full Source  |
  885.   |  <Alt-F>    - Find Source by Title| <Alt-A> - Add/Create New Source  |
  886.   |  <Alt-R,F8> - Repeat Title Search | <Alt-D> - Delete Selected Source |
  887.   |  <Home,End,PgUp,PgDn> - Page Menu | <Alt-L> - Load/Create Source File|
  888.   |---------------------- Source File: SOURCE.SRC -----------------------|
  889.   |   SIN | Source Title; Year-Year; Unique Source ID; General Reference |
  890.   |-------+--------------------------------------------------------------|
  891.   |     1 | { Generic - Template } Title; Year-Year; Originator; Page; R |
  892.   |     2 | { Bible - Record } Samuel Locke Family Bible; 1881-1899; Bib |
  893.   |     3 | { Book - Biography } H. Arnold Brown, Editor, LETTERS FROM T |
  894.   |     4 | { Cemetery Record - Tombstone } Head Stone Inscription; 1901 |
  895.   |     5 | { Census - Registry } 1900 U.S. Census, Santa Clara Co., CA  |
  896.   |     6 | { Census - Index } Index, 1830 U.S. Census, Johnson Co., IA; |
  897.   |     7 | { Census - Soundex } 1910 TN Census Soundex; 1910; Vol. 3, E |
  898.   |     8 | { Church Record - Christening } Christening records; 1783- 1 |
  899.   |     9 | { City Directory } WESTBROOK, ME CITY DIRECTORY; 1896; ; p 2 |
  900.   |    10 | { Court Record - Probate } Probate Packet for Lawrence Mitch |
  901.   +----------------------------------------------------------------------+
  902.  
  903.   The Source Editor has many powerful editing features.  For example, while
  904.   editing with HotGuides! enabled, you may lock the highlighting over a
  905.   particular field, thereby retaining the field as highlighted while you
  906.   move the cursor.  This is useful if you need to reposition one field to
  907.   another field position.  Simply press <Alt-R> to "retain" the position,
  908.   then move the cursor to the new location, and finally Press <Alt-M> to
  909.   move it there.
  910.  
  911.   You may also delete, copy, wrap and indent (tab) your source paragraphs.
  912.   Just remember to not leave any blank lines between your text, since that
  913.   constitutes a new source according to the FR standards.  After completion
  914.   of your edits, Press F1 to save your results permanently in the current
  915.   source database, or use the paste commands to save and paste immediately.
  916.  
  917.  
  918.  
  919.   Paste Sources into Notes
  920.   ------------------------
  921.  
  922.   Once you have selected and optionally edited your source, you can insert
  923.   it into FR Notes with combinations of the F5 and Alt or Ctrl keys.  Each
  924.   source is inserted into Notes with a blank line afterwards.  (Remember
  925.   that each source must be one separate paragraph, without any blank
  926.   lines.)  Once you have pasted, saved a new one, or simply viewed a
  927.  
  928. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                  Page 19
  929. ___________________________________________________________________________
  930.  
  931.   source, it stays in the HotNotes! clipboard for future pasting over and
  932.   over again, until overwritten by another HotNotes! eXtract, grab, or menu
  933.   action.  The HotNotes! clipboard is a temporary 2048 byte memory buffer
  934.   accessed by using paste commands to insert text into FR notes.
  935.  
  936.   If you desire to retain one particular source for subsequent pasting over
  937.   a longer time period, you should create a macro to record this source.
  938.   Simply press <Alt-K>, then <Alt-S>, pick the source, then <Ctrl-Enter>,
  939.   then <Alt-K> again.
  940.  
  941.  
  942.  
  943.   GRAB'ing Sources from NOTES
  944.   ----------------------------
  945.  
  946.   The HotNotes! Grab function allows you to copy your favorite sources from
  947.   the native FR Notes screen and place them directly into the Source Menu
  948.   with its active source database.  This versatile, convenient feature
  949.   allows you to reuse many of the Sources you may have already typed into
  950.   your Notes.  Since this becomes part of the Source database stored on
  951.   your hard disk, all your source citation work is permanently archived for
  952.   subsequent recall anytime thereafter.
  953.  
  954.   The full potential of this feature probably won't be a realized until
  955.   after you earnestly begin documenting your individual entries within the
  956.   confines of FR 2.2, which only allows source citations within the Notes
  957.   area.  Since the Notes editor does not have a clipboard, you may only
  958.   copy or "ditto" entire sources from the previously accessed individual.
  959.   The HotNotes! Source Menu frees you from that confine, by allowing you to
  960.   save your notes in a separate database.
  961.  
  962.   The HotNotes! Grab function lets you gradually ease into true source
  963.   citation entry, by first allowing you to take the text you've already
  964.   entered, then later modify it to be more Guidelines correct.  You need
  965.   not reenter any of the text you've already entered into Notes.  You now
  966.   have a place to save it permanently, to be recalled and reused over and
  967.   over again.
  968.  
  969.   To Grab text from the screen as a Source, Press <Alt-G>.  The following
  970.   small menu appears at the bottom of the FR Notes screen:
  971.  
  972.    _____________________________________________________________
  973.   |HotNotes! Grab Source Text <Alt-G>:  Place grab-bar over Text|
  974.   |<PgUp>, <PgDn>, <Home>, <End>, - to move, <- -> to size bar.|
  975.   | GRAB TEXT: <Enter>     | Press commands at left to Grab the |
  976.   | WRAPPED:   <F6, Alt-X> | Source you've marked on the screen.|
  977.  
  978.   This menu prompts you to select text on the screen.  A highlighted bar
  979.   appears in the Notes screen over the paragraph closest your cursor.  You
  980.   may move this bar up and down or adjust its size with the commands in the
  981.   table above.  The resulting highlighted area on the screen becomes the
  982.   source you are grabbing.  You may grab the screen text in one of two
  983.  
  984. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                  Page 20
  985. ___________________________________________________________________________
  986.  
  987.   modes: as TEXT and as a WORDWRAPPED paragraph.
  988.  
  989.   TEXT Mode:  Press <Enter> at this point to Grab it as TEXT.  When you
  990.   grab as TEXT, you usually intend to retain its formatting exactly as it
  991.   appears on the screen: i.e., with tabs, indents or short lines.  This is
  992.   the native FR Note text mode.  It's good for preserving special format or
  993.   appearance of your text, but not very good if re-editing, because
  994.   HotNotes! must place "newlines" at the end of every line.  These become a
  995.   nuisance when editing with word wrapping, because you must remove the
  996.   newline marks (shown as paragraph marks when in the HotNotes! editors.)
  997.   However, at least editing with HotNotes! Wordwrap and Source editors
  998.   makes this task more bearable, since you can manually reformat or wrap
  999.   your text as desired, by inserting and deleting paragraph marks
  1000.   respectively.
  1001.  
  1002.   WRAP Mode:  If you alternately press the <F6> command during the Grab
  1003.   menu, you literally word-wrap the captured screen text.  This feature
  1004.   permits you to first reformat the text as one single paragraph before
  1005.   saving it in the Source database.  A single paragraph is consistent with
  1006.   the Source definition standards.  WRAP Mode Grab is used to construct or
  1007.   reconstruct a new source paragraph out of remnants of one which the FR
  1008.   Notes editor has inadvertently unwrapped.  During wrapping, all spaces
  1009.   except one will be left between words and newlines (carriage returns) are
  1010.   stripped.  You may subsequently edit the reformatted Source from the
  1011.   Viewer via the Source Editor, then thereafter permanently save it in the
  1012.   Source database.
  1013.  
  1014.   In either case of TEXT or WRAP acquired via the Grab menu, your screen
  1015.   text is captured directly into the pop-up Grab & Add Source Menu (See the
  1016.   figure below.)  From this menu you are asked to choose a SIN to place the
  1017.   Grabbed text into.  You are given two choices: either overwrite an
  1018.   existing SIN or add a new one.
  1019.  
  1020. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                  Page 21
  1021. ___________________________________________________________________________
  1022.  
  1023.   Grab mode of the Source Menu
  1024.  
  1025.   +------------------ HotNotes! Grab & Add Source Menu ------------------+
  1026.   | Choose a SIN to save Grabbed Text in.| or directly enter the SIN:    |
  1027.   | After making your selection, press   | <numbers> - Select by SIN     |
  1028.   | <Enter> and you will be ushered to   | <Alt-A> - Add NEW Source      |
  1029.   | the Source Viewer.  To Select a SIN  | <Alt-F> - Find by TITLE       |
  1030.   | to be OVERWRITTEN, move the bar ^ v  |    <F8> - Repeat Title Search |
  1031.   |------------------------ Source File: MAX.SRC ------------------------|
  1032.   |   SIN | Source Title; Year-Year; Unique Source ID; General Reference |
  1033.   |-------+--------------------------------------------------------------|
  1034.   |     1 | Mary Coffin Johnson her Ancestry; 1630-1892; New York, The G |
  1035.   |     2 | H. Arnold Brown, Editor, Letters From The Promised Land; 185 |
  1036.   |     3 | Charles S. Peterson, Colonial St. Louis; 1700-1820; pp 13-15 |
  1037.   |     4 | Denmark in Pictures; 1978; New York, Sterling Publishing Co. |
  1038.   |     5 | VITAL RECORDS OF ANDOVER MA, TO THE END OF THE YEAR 1849; To |
  1039.   |     6 | Probate packet for John G., 1937, Will dated 9 May1936, prob |
  1040.   |     7 | Journal of Samuel Woolley; 1861; Entries for Jul-Aug 1861, a |
  1041.   |     8 | Using the PAF Match and Merge function and the Ancestral Fil |
  1042.   |     9 | LDS Ancestral File; 1853-1915; Viewed at Santa Clara, CA, FH |
  1043.   |    10 | Mary Coffin Johnson, The Higleys and Their Ancestry; 1630-18 |
  1044.   +----------------------------------------------------------------------+
  1045.  
  1046.   If you choose to overwrite an existing SIN, your have several means of
  1047.   locating it, similar to the Source Menu.  You may move the cursor, enter
  1048.   SIN number directly, or find the source to replace by its title.  After
  1049.   locating the source, simply press <Enter>.  You are ushered into the
  1050.   Source Viewer where you may first edit, then save the grabbed source.
  1051.   When you leave the Viewer, the newly Grabbed source is installed into the
  1052.   Source Menu and saved in the active source database.
  1053.  
  1054.   If you instead choose to add a new source <Alt-A> from the Grab & Add
  1055.   Source Menu, you are ushered immediately into the Source Editor.
  1056.   Thereafter, you may save it and the source is installed into the Source
  1057.   Menu, but under the first blank SIN after your starting position on the
  1058.   Source Menu.  You may only add 999 SINs in a single source database.
  1059.  
  1060.  
  1061.  
  1062.   --------------------------
  1063.   Using the WordWrap Editor
  1064.   --------------------------
  1065.  
  1066.   One the most inviting features of HotNotes! Version 2 is the addition of
  1067.   a Wordwrap Editor with true cut and paste ability.  This acts much like a
  1068.   miniature word processor, right from within the FR Notes screen.  We
  1069.   believe that after you become familiar with it, you will likely
  1070.   substitute this editor for most of your future FR Notes editing and new
  1071.   entries.
  1072.  
  1073.   The HotNotes! Wordwrap Editor includes a modest size NOTEPAD capable of
  1074.   holding a page of text.  Entering text is now much easier because of full
  1075.  
  1076. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                  Page 22
  1077. ___________________________________________________________________________
  1078.  
  1079.   wordwrapping.  In addition, the editor permits more precise letter-by-
  1080.   letter Copy, Move or Delete actions.
  1081.  
  1082.   The Wordwrap Editor saves its results in the CLIPBOARD, which can be used
  1083.   to save a screen full of text for subsequent insertion into FR Notes.
  1084.   Since the clipboard is also used by the Source Menu, the most recent
  1085.   source accessed will be available in the clipboard for editing or
  1086.   Pasting.
  1087.  
  1088.   A power feature of the Wordwrap Editor is to cut, wrap and repaste a
  1089.   paragraph from the Notes editor.  One weakness of the Notes editor is its
  1090.   inability to wordwrap a paragraph while reediting.  Through the Wordwrap
  1091.   Editor, you can effectively bridge around this limitation.  The HotNotes!
  1092.   F6-F6-F5 command sequence to cut and paste provide an easy access to this
  1093.   feature from the FR Notes editor.
  1094.  
  1095.   You may also invoke and insert from both the Tag and Source menus within
  1096.   the Wordwrap Editor.  This provides the convenience of full wordwrapping
  1097.   editing prior to insertion into Notes.  From Notes, you may subsequently
  1098.   GRAB this new text and place it into your SOURCE data base.
  1099.  
  1100.   Since it is meant to complement or even at times replace the FR Notes
  1101.   Editor, the full Wordwrap Editor can only be accessed from the FR Notes
  1102.   screen.  It can be invoked in any of several different ways, depending on
  1103.   the intended use.  To simply use it without first capturing information
  1104.   from the screen, just type
  1105.  
  1106.       <Alt-W>
  1107.  
  1108.   when in Notes area.
  1109.  
  1110.   The figure below shows the Wordwrap Editor with the current contents of
  1111.   the clipboard ready to edit.  In normal mode, there are ten lines visible
  1112.   in a scrolling edit window.  The clipboard buffer allows editing up to 2K
  1113.   of text, or from one to two pages, depending upon how much empty space is
  1114.   in your entry.  The bottom portion of the Wordwrap Editor lists more
  1115.   frequently used commands.
  1116.  
  1117. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                  Page 23
  1118. ___________________________________________________________________________
  1119.  
  1120.   Wordwrap Editor in Normal Mode
  1121.  
  1122. ---------------------- HotNotes! Wordwrap Editor <Alt-W> -----------------------
  1123. HONORS: Charles S. Peterson, Colonial St. Louis; 1700-1820; pp 13-15; Missouri
  1124. Historical Society, St. Louis, MO, 1949; Jefferson Memorial Library, St. Louis,
  1125. MO.
  1126.  
  1127.  
  1128.  
  1129.  
  1130.  
  1131.  
  1132.  
  1133. --------------------------- Wordwrap Editor Commands ---------------------------
  1134.  <F1>     - Save Clipboard, Paste later| <Alt-A> - Accent/Abandon a text mark
  1135.  <F2, Esc>        - Exit without Saving| <Alt-R> - Retain a marked text block
  1136.  <F5, Ctrl-Enter> - Paste at FR cursor | <Alt-C> - Copy marked text to cursor
  1137.  <Alt-F5>   - Paste at start of FR Note| <Alt-M> - Move marked text to cursor
  1138.  <Ctrl-F5>  - Paste at end of FR Note  | <Alt-D> - Delete text already marked
  1139.  <F8> - Insert SAMPLES from SOURCE.SRC | <Alt-Z,W> - Zoom to Full Screen Mode
  1140.  Editor --------------------- Source File: HN.SRC --------------------- Insert
  1141. ______________________________________________________________________________
  1142.  
  1143.   Alternately, press <Alt-Z> to use the Wordwrap Editor in a zoomed, full-
  1144.   page mode.  Once in the Wordwrap Editor, a wealth of editing commands are
  1145.   available.  Typing <Alt-N> at this point displays the commands in the
  1146.   next figure.
  1147.  
  1148. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                  Page 24
  1149. ___________________________________________________________________________
  1150.  
  1151.   Commands available in the Wordwrap Editor
  1152.  
  1153.   +-------------- HotNotes! Help - Wordwrap Editor Commands ---------------+
  1154.   |                                                                        |
  1155.   |       Summary of Commands for the HotNotes! Wordwrap Editor <Alt-W>    |
  1156.   |------------------------------------------------------------------------|
  1157.   |  Command   |       Function        |  Command  |       Function        |
  1158.   |------------+-----------------------+-----------+-----------------------|
  1159.   | <- -> ^ v  | Move Cursor           | Backspace | Erase Prev. Character |
  1160.   | Ctrl ->    | Cursor to Next Word   | Tab       | Inserts five spaces   |
  1161.   | Ctrl <-    | Cursor to Prev. Word  | Shift-Tab | Move to Prev. Tab mark|
  1162.   | Home       | Beginning of line     | Page Up   | Move Up One Screen    |
  1163.   | Home-Home  | Beginning of text     | Page Down | Move Down One Screen  |
  1164.   | End        | End of line           | Alt-T     | Insert Tags           |
  1165.   | End-End    | End of text           | Alt-S     | Insert Sources        |
  1166.   | Insert     | Insert/Overwrite Mode | F10       | Erase to end of line  |
  1167.   | Delete     | Erase Character       | Ctrl-F10  | Erase entire Notepad  |
  1168.   | F1         | Save then Paste later | Ctrl-Y    | Erase current line    |
  1169.   | F2 or Esc  | Exit without Saving   | Alt-A     | Accent/Abandon a mark |
  1170.   | F5 or Alt-P| Paste & Replace Text  | Alt-R     | Retain a marked block |
  1171.   | Ctrl-Enter | Paste & Replace Text  | Alt-C     | Copy marked text      |
  1172.   | Alt-F5     | Paste at top of Notes | Alt-M     | Move marked text      |
  1173.   | Ctrl-F5    | Paste at end of Notes | Alt-D     | Delete marked text    |
  1174.   | F8         | Insert Source SAMPLES | Alt-Z or W| Zoom to Full Screen   |
  1175.   +---------------------- Press <Esc> to Cancel Menu-----------------------+
  1176.  
  1177.  
  1178.  
  1179.   Extracting Screen Text into the Wordwrap Editor
  1180.   -----------------------------------------------
  1181.  
  1182.   The HotNotes! eXtract command adds the powerful capability to copy, edit
  1183.   and replace selected text from the FR Notes Screen.  You may eXtract a
  1184.   passage of text from the screen, freely edit it using wordwrap, then
  1185.   paste it back into Notes, directly replacing the old text.
  1186.  
  1187.   To first capture text from the screen for editing, use the eXtract
  1188.   command.  Press <Alt-X> or <F6>.  This small menu appears at the bottom
  1189.   of the FR Notes screen:
  1190.  
  1191.    _____________________________________________________________
  1192.   |HotNotes! eXtract and Edit <Alt-X>:  Place grab bar over Text|
  1193.   |<PgUp>, <PgDn>, <Home>, <End>, - to move, <- -> to size bar.|
  1194.   | GRAB TEXT: <Enter>      | GRAB FULL PAGE:  <Ctrl-F6, Ctrl-X>|
  1195.   | WRAPPED:   <F6, Alt-X>  | ZOOMED: <Alt-Z> TEXT, <Alt-W> Wrap|
  1196.  
  1197.   This menu prompts you to select text on the screen.  A highlighted bar
  1198.   appears in the Notes screen over the paragraph closest to your FR cursor.
  1199.   You may move this bar up and down or adjust its size with the commands in
  1200.   the table above.  When the desired text has been selected, you decide how
  1201.   you want to eXtract the text, then Press <Enter> or <F6>, respectively to
  1202.   eXtract the screen in TEXT or WORDWRAP modes.
  1203.  
  1204. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                  Page 25
  1205. ___________________________________________________________________________
  1206.  
  1207.   When you press the <F6> command, you literally wordwrap the captured
  1208.   text.  Alternately if you desire to retain its formatting as plain TEXT,
  1209.   simply press Enter.  In either case, your text is captured directly into
  1210.   the pop-up Wordwrap Editor.  From within this editor many more powerful
  1211.   commands are available, since it acts much like a miniature word
  1212.   processor built right into FR.
  1213.  
  1214.   Identical to the Source Grab function, the eXtract function permits two
  1215.   types of copies from the FR Note screen:  TEXT (FR native) and
  1216.   WORDWRAPPED.  FR's Note Editor only supports wordwrapping during initial
  1217.   text entry.  Thereafter FR operates as a simple line editor without
  1218.   wordwrap.  For example, you cannot press <Backspace> in the left column
  1219.   and get FR to wrap your sentence back to the end of the previous line.
  1220.   HotNotes! bypasses these constraints by actually reformatting the screen
  1221.   text after it has been captured.
  1222.  
  1223.   TEXT Mode is used if you want to preserve the paragraph formatting as it
  1224.   appeared on the FR screen: i.e., with tabs, indents or short lines.   Use
  1225.   the command sequence, <F6>, then <Enter> after you've selected your
  1226.   paragraph.  TEXT mode is the native FR Note text mode, and good if you
  1227.   need to preserve FR notes formats, but more awkward during re-editing.
  1228.   After the text is captured into the Wordwrap Editor, paragraph marks
  1229.   become visible
  1230.  
  1231.   WRAP Mode is used to first reformat the Source with wordwrapping.  All
  1232.   spaces except one will be left between words.  Newlines are also removed.
  1233.   Use the command sequence, <F6> and then <F6> again after you've selected
  1234.   the screen text to wrap.  HotNotes! may wrap slightly differently than FR
  1235.   does while wrapping certain lines which are 79 characters long.
  1236.  
  1237.  
  1238.  
  1239.   Extract the Entire FR Screen
  1240.   ----------------------------
  1241.  
  1242.   The full screen capture feature added as a late feature of HotNotes! 2.2
  1243.   gives you much greater freedom and permits you to use the Wordwrap Editor
  1244.   for most FR Notes editing task.
  1245.  
  1246.   To edit the entire page shown on the screen in notes, press:
  1247.  
  1248.       <Ctrl-X>.
  1249.  
  1250.   The visible notes screen is immediately captured in TEXT mode and you are
  1251.   ushered into the zoomed, full page Wordwrap Editor.  When a full page is
  1252.   captured, the screen is extracted in TEXT mode to retain the FR Notes
  1253.   line formatting.  (If for some unusual reason you need to, you may
  1254.   alternately wordwrap an entire screen by pressing <Alt-X> and marking the
  1255.   whole screen first, but you will lose all formatting.)
  1256.  
  1257.   Once in the Wordwrap editor and having finished making your changes,
  1258.   simply press <Ctrl-Enter> or <F5> to paste and replace the original notes
  1259.  
  1260. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                  Page 26
  1261. ___________________________________________________________________________
  1262.  
  1263.   screen with your newly changed text.  This action may take more time on
  1264.   slower PCs, since HotNotes! must work directly through the keyboard to
  1265.   reinsert the text, just as if you had retyped it.
  1266.  
  1267.  
  1268.  
  1269.   -------------------
  1270.   Using File IMPORT
  1271.   -------------------
  1272.  
  1273.   HotNotes! allows you to import TEXT from an EXTERNAL FILE.  You may
  1274.   collect your various external documentation files or text and insert them
  1275.   into your Notes via the HotNotes! File Import command.  This may be
  1276.   desirable if you have long passages of documentation which must be
  1277.   repeatedly entered.  You may also use it to import text which you had
  1278.   previously entered into your word processor, or which you may have saved
  1279.   separately using the FR External Notes option.
  1280.  
  1281.   For example, suppose you want to reuse the entire note on an individual
  1282.   without repeatedly switching back to prepare for using 'ditto' (F8) to
  1283.   copy the 'previous' note.  Since you have already extensively documented
  1284.   that individual, you could print his/her notes to a file from FR, then
  1285.   use a word processor to clean up the output as TEXT.  Finally insert the
  1286.   note back into every individual for whom it applies and delete the text
  1287.   which may not apply.
  1288.  
  1289.   In another example, if you have typewritten notes, you may scan and use
  1290.   OCR software to computerize the paper notes, then import them as text
  1291.   into your FR text.  This way you may import relevant older biographical,
  1292.   historical or documentation materials as desired.
  1293.  
  1294.   Finally, if you have been using the FR external notes option, you must
  1295.   disable this feature to use HotNotes!.  Instead, import those RIN files
  1296.   and place them into their respective individual's notes with this File
  1297.   Import command.
  1298.  
  1299.   Keep in mind the FR Notes area can only hold about 35 screen fulls of
  1300.   notes per individual.  To avoid filling up your notes, reference very
  1301.   lengthy documents in your notes with the FILE: tag and list the file or
  1302.   computer file name.
  1303.  
  1304.   To use File Import, first position your cursor on a blank line in Notes
  1305.   and then press
  1306.  
  1307.       <Alt-F>      ('F' for 'File Import'.)
  1308.  
  1309.   The figure below shows the File Import menu which appears.  You are be
  1310.   prompted for the file name to import.  Enter you desired path and
  1311.   filename, then press <Enter>. The import halts when the file ends, or
  1312.   when the Note buffer is full.  (Remember that FR will only accommodate
  1313.   about 35 screens full of text in the Note buffer.)
  1314.  
  1315. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                  Page 27
  1316. ___________________________________________________________________________
  1317.  
  1318.   External File Import Menu
  1319.  
  1320.   +----------- HotNotes! File Import <Alt-F> -----------+
  1321.   |                                                     |
  1322.   |   To insert text from an external file, make sure   |
  1323.   |   you have already positioned your cursor at the    |
  1324.   |   desired point.  Usually a blank line in your      |
  1325.   |   notes works best.  Enter the external file name   |
  1326.   |   below and press <Enter> to begin file import.     |
  1327.   |   ________________________________________________  |
  1328.   |  |________________________________________________| |
  1329.   +------------- Press <Esc> to Cancel Menu-------------+
  1330.  
  1331.  
  1332.  
  1333.   --------------
  1334.   Using Macros
  1335.   --------------
  1336.  
  1337.   The original purpose of writing HotNotes! was to simplify entering tags
  1338.   and source information into PAF.  However, during the development of
  1339.   HotNotes!, it became clear that an easy extension to the program would be
  1340.   a macro key facility.  Even as HotNotes! evolved in its most primitive
  1341.   form, the macro key facility became an indispensable tool to help us more
  1342.   quickly automate testing new prototype features as they were added.
  1343.  
  1344.  
  1345.  
  1346. CAUTION, Macros can be Addictive!
  1347. ----------------------------------
  1348.   For you, HotNotes! macros can also become a valuable tool for automating
  1349.   your PAF data entry.  They literally allow you to zoom from menu to menu,
  1350.   inserting text at will, or reconsidering FR with one keystroke, and even
  1351.   saving often repeated HotNotes! activities like stuffing a tag or source.
  1352.   A whole new world literally opens before you when using macros.
  1353.  
  1354.   But be careful, using macros can be addictive! After becoming hooked on
  1355.   FR with macros, starting the PAF FR program without macros makes FR
  1356.   appear a bit lifeless.  You may never want to go back.  We won't!  But
  1357.   now before we go too far, let's define "macro."
  1358.  
  1359.  
  1360.  
  1361.   What is a "macro key?"
  1362.   ---------------------
  1363.  
  1364.   Simply stated, when using a macro key, the user enters one keystroke and
  1365.   the HotNotes! program sends an entire series of keystrokes to PAF.  This
  1366.   saves lots of extra typing when entering highly repetitive data or when
  1367.   repeatedly moving around between the same menus.  For example, you may
  1368.   have a number of families in which most of the members were born,
  1369.   married, and died in "Whirring, Kragelund, Volstrup, Denmark."  Rather
  1370.  
  1371. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                  Page 28
  1372. ___________________________________________________________________________
  1373.  
  1374.   than typing this long place name every time it appears, you could save it
  1375.   as a single macro key.  Then, each time it is needed, you recall these
  1376.   names data using that macro key.  With just one keystroke the data is
  1377.   inserted into the place name, plus it is always spelled correctly every
  1378.   time!
  1379.  
  1380.  
  1381.  
  1382.   Permanent Macros
  1383.   ----------------
  1384.  
  1385.   In addition to the macros you can define, HotNotes! comes with several
  1386.   permanently built-in macro key functions.  When designing HotNotes!, we
  1387.   found ourselves defining and using these permanent macros as steady
  1388.   staple.  Since these functions were so useful, it made sense to
  1389.   permanently include them, leaving your 10 User-defined macros for your
  1390.   own purposes.  Permanent means they are always included with HotNotes!
  1391.   and available without first defining them. (More about defining macros
  1392.   later.)
  1393.  
  1394.   To use these permanently built-in macro functions, simply enter the
  1395.   appropriate key.  The macro definitions are always at your finger tips
  1396.   through the HotNotes! help menus, Alt-N.  The figure below shows the
  1397.   Permanent macros included within this Version of HotNotes!:
  1398.  
  1399. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                  Page 29
  1400. ___________________________________________________________________________
  1401.  
  1402.   HotNotes! Permanent Macro Table
  1403.  
  1404.   +------------ HotNotes! Help - Summary of Permanent Macros ------------+
  1405.   |Permanent Macro | Screen | Resulting Actions after pressing the Hotkey|
  1406.   |----------------+--------+--------------------------------------------|
  1407.   | Alt-U          | Notes  | Insert 'UPDATE: yyyy-mm-dd' at Notes CURSOR|
  1408.   | Ctrl-U         | Notes  | Insert 'UPDATE: yyyy-mm-dd' at TOP of Notes|
  1409.   | Ctrl-Left/Right| Notes  | Move CURSOR to prev/next word, with wrap   |
  1410.   | Ctrl-Enter     | Notes  | OPEN TEXT LINE down once, cursor not moved |
  1411.   | Alt-F1         | Notes  | SAVE and return to PEDIGREE SEARCH Menu    |
  1412.   | Alt-F2         | Notes  | Return NOT SAVING to PEDIGREE SEARCH Menu  |
  1413.   | Ctrl-F1        | Notes  | SAVE note and return to MAIN Menu          |
  1414.   | Ctrl-F2        | Notes  | Return NOT SAVING to MAIN Menu             |
  1415.   | F5 or Alt-P    | Notes  | PASTE Clipboard at CURSOR in FR of notes.  |
  1416.   | Alt-F5         | Notes  | PASTE Clipboard to BEGINNING of FR note.   |
  1417.   | Ctrl-F5        | Notes  | PASTE Clipboard to END of FR note.         |
  1418.   |----------------+--------+--------------------------------------------|
  1419.   | F4 or Alt-F4   | PedSrch| GOTO Notes directly from PEDIGREE SEARCH   |
  1420.   | F5 or Alt-F5   | PedSrch| PASTE Clipboard at TOP of FR, Save & Return|
  1421.   | Ctrl-F5        | PedSrch| PASTE Clipboard to END of FR, Save & Return|
  1422.   |----------------+--------+--------------------------------------------|
  1423.   | F4 or Alt-F4   | Focus  | Goto Notes directly from FOCUS SEARCH      |
  1424.   | F5 or Alt-F5   | Focus  | PASTE Clipboard to TOP of FR, Save & Return|
  1425.   | Ctrl-F5        | Focus  | PASTE Clipboard to END of FR, Save & Return|
  1426.   +------------------ <Space> for More - <Esc> to Quit ------------------+
  1427.  
  1428.   Some of these macros are improvements to the notes editor.  For example,
  1429.   Ctrl-Enter pushes the line down at the cursor, EVEN THE TOP LINE.  How
  1430.   often have you wanted to insert something at the top line!  With just one
  1431.   keystroke, the HotNotes! Ctrl-Enter macro emulates the following 6-key
  1432.   sequence, freeing you forever from having to type it in each time:
  1433.  
  1434.        Enter   (open line below)
  1435.        Up      (go back to previous line)
  1436.        Alt-L   (mark the line)
  1437.        Down    (position target move)
  1438.        Alt-M   (move the line (down one))
  1439.        Up      (restore cursor position).
  1440.  
  1441.   Six for one, not bad for starters, eh?  But with HotNotes! macros, you
  1442.   can literally save hundreds of keystrokes or typed characters in a single
  1443.   macro key you define, limited only by the memory in HotNotes! data area.
  1444.  
  1445.   Two macros insert today's date into your Notes screen for you with the
  1446.   "UPDATE:" tag.  For example if today were February 23, 1993, pressing
  1447.   <Alt-U> would insert "UPDATE: 1993-02-23" at the FR cursor.  If you
  1448.   instead would like this date tag at the beginning of your note for
  1449.   compatibility with PAFSPLIT, press <Ctrl-U>, and the UPDATE tag and date
  1450.   are inserted at the beginning of your note.  You may optionally create a
  1451.   user defined macro (see the section later on) using this permanent macro,
  1452.   which appends a text note after the date.  For example, define a macro,
  1453.  
  1454. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                  Page 30
  1455. ___________________________________________________________________________
  1456.  
  1457.   pressing Ctrl-U, type your message, then save your macro.  Here's one
  1458.   possibility:
  1459.  
  1460.      UPDATE: 1992-12-04  RESEARCHER: John C. Jones, Sacramento, CA
  1461.  
  1462.   Other permanent macros offer similar editor improvements.  For example
  1463.   the HotNotes! Ctrl-left and Ctrl-right arrows while in the FR Notes
  1464.   screen now move the cursor to the previous or next word, respectively,
  1465.   and then even continues to the previous or next line, wrapping through
  1466.   all lines to the home or end position, emulating a common word processor
  1467.   feature.
  1468.  
  1469.   Another class of built-in macro keys allow more convenient and automated
  1470.   movement to and from the notes screen.  Two primary places "note keepers"
  1471.   spend much of their time is between the Pedigree Search Menu (to locate
  1472.   their ancestor before adding notes), and the Notes Editor (to enter
  1473.   them.)  The F4 or Alt-F4 macro keys allows you to move from Pedigree
  1474.   Search to notes in one keystroke.  Alt-F1/F2 macro keys return you to
  1475.   Pedigree Search after saving or not saving the changes respectively.  A
  1476.   related permanent macro in this class,  Ctrl-F1/F2 returns you to the
  1477.   Main Menu after your are all through with note entering or viewing, again
  1478.   respectively saving or not saving your changes.
  1479.  
  1480.   Why are these key sequences so useful?  Because they allow you to browse
  1481.   and enter notes at will.  For example, let's say you need to enter the
  1482.   sample note documenting the beneficiaries of a will for several of your
  1483.   ancestors in the same family.  Let's develop several solutions to this
  1484.   situation in the process of explaining several more advanced HotNotes!
  1485.   macro features.
  1486.  
  1487.   As our first case, let's say we want to first VIEW each note, to verify
  1488.   the note is not already present.  Starting from Pedigree Search, you move
  1489.   to the person you desire and Press the F4 macro, (which takes you
  1490.   directly to that persons Notes editor.)  After you have examined the note
  1491.   you notice the source citation is NOT present.  You invoke the HotNotes!
  1492.   source menu with Alt-S, press the cursor keys or enter SIN numbers until
  1493.   you find the source, briefly edit the source, then press Enter to stuff
  1494.   the source into Notes.  Now the Alt-F1 macro is used to save and return
  1495.   to Pedigree Search.  This process could be repeated over and over for
  1496.   each family member, using the F4 and Alt-F1 key macro to save a few extra
  1497.   keystrokes.  But wouldn't it be nicer to take this one step further and
  1498.   automate the whole sequence.  In fact you can do this with HotNotes! User
  1499.   Defined macros.
  1500.  
  1501.  
  1502.  
  1503.   User Defined Macros
  1504.   -------------------
  1505.  
  1506.   HotNotes! includes ten available macro keys that you can record for your
  1507.   own purposes.  To record a macro, simply enter Alt-K to begin recording.
  1508.   From this point on, each keystroke you enter will be recorded.  The
  1509.  
  1510. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                  Page 31
  1511. ___________________________________________________________________________
  1512.  
  1513.   HotNotes! status display (lower right) will indicate "Recording a Macro"
  1514.   to let you know you are recording.  When you are finished recording, hit
  1515.   Alt-K a final time, and the Macro Viewer Menu pops up.  Select the Alt 0-
  1516.   9 number key to assign this macro to, and press <Enter>.  For example
  1517.   lets say we pick Alt-2. You next type a description of what your macro
  1518.   does, then press Enter to save it.  After clearing the View Menu, your
  1519.   new macro is ready for use.  The figure below summarizes the process:
  1520.  
  1521.  
  1522.  
  1523.   Recording User Defined Macros
  1524.  
  1525. +----------------------- HotNotes! User Defined Macros -----------------------+
  1526. |                                                                             |
  1527. | HotNotes! permits you to define and assign up to 10 key board macros to the |
  1528. | <Alt-0> thru <Alt-9> Hotkeys.  Once so recorded, later pressing these same  |
  1529. | Hotkeys permits you to replay the exact key strokes you've recorded.        |
  1530. |                                                                             |
  1531. |                        The Macro Recording Process                          |
  1532. |-----------------------------------------------------------------------------|
  1533. | TO BEGIN: Press <Alt-K> from any    | Follow its instructions to save your  |
  1534. | screen displaying the HotNotes!     | macro, optionally describing its pur- |
  1535. | banner in the bottom right screen.  | pose.  Finally your macro is saved to |
  1536. |                                     | the disk file HN.MAC.  HotNotes! Ban- |
  1537. | DURING RECORDING: The banner changes| ner changes back to 'HotNotes!<Alt-N>'|
  1538. | to 'Rec Macro <Alt-N>'.  Enter key  | and your macro is now ready for use.  |
  1539. | strokes just as you normally would. |                                       |
  1540. | HotNotes! records all your key      | PLAYING a MACRO: Hold down <Alt> and  |
  1541. | strokes and entered text.           | press a number key 0-9 at the top of  |
  1542. |                                     | your keyboard.  Your macro will play  |
  1543. | TO SAVE: Press <Alt-K> again at the | back only from the SAME SCREEN in FR  |
  1544. | end of your key sequence to finally | that it was originally defined in.    |
  1545. | save your macro. The Viewer appears | Use <Alt-V> to View or optionally     |
  1546. | as the 'Save Macro Recording' mode. | enter descriptions to assigned Macros.|
  1547. +--------------------- <Space> for More - <Esc> to Quit ----------------------+
  1548.  
  1549.   Thereafter, the next time you enter Alt-2, HotNotes! will "play back" the
  1550.   keystrokes you recorded.  You can literally record any data or
  1551.   keystrokes, except the record macro key Alt-K itself.  For example,
  1552.   names, place data, source information, tag information, notes, comments,
  1553.   menu sequences like going to the configuration menu and changing the
  1554.   database and returning to Pedigree Search, or anything that you can
  1555.   normally key into PAF.  The macro keys you can use for recording and
  1556.   playback are Alt-0 through Alt-9 keys.
  1557.  
  1558.   If you run out of keys, or you no longer need a particular macro key, you
  1559.   can change your macro data by going into record mode and resaving under
  1560.   the same macro key again.  The old macro data will be overwritten with
  1561.   the new macro.  In the commercial version of HotNotes!, any Users-Defined
  1562.   macro keys you record are permanently written out to disk, up to ten at a
  1563.   time, so that they will be available in subsequent data entry sessions.
  1564.   At any time you may view the macros you have currently defined by the
  1565.  
  1566. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                  Page 32
  1567. ___________________________________________________________________________
  1568.  
  1569.   HotNotes! View command, <Alt-V>.  This next figure shows a sample view
  1570.   menu:
  1571.  
  1572.  
  1573.  
  1574.   View the Assigned Macro Keys
  1575.  
  1576.   +------------- HotNotes! View Macro Keys <Alt-V> --------------+
  1577.   | Table of User-defined Macros.  Already ASSIGNED macros show  |
  1578.   | the FR screen from which they activate. UNASSIGNED macros are|
  1579.   | blank. To edit a description, Press <Enter>, ^v and <Enter>.|
  1580.   |--------------------------------------------------------------|
  1581.   | Macro | FR Screen from where| DESCRIPTION of what each user- |
  1582.   |  Key  | the MACRO activates | defined Macro does when pressed|
  1583.   |-------+---------------------+--------------------------------|
  1584.   | Alt-1 | Main Menu           | Goto Notes RIN 1               |
  1585.   | Alt-2 | Notes Editor        | Reenter to Ped Search          |
  1586.   | Alt-3 | Notes Editor        | "History of Jan Unter"         |
  1587.   | Alt-4 | Notes Editor        | Delete 10 lines up             |
  1588.   | Alt-5 |                     |                                |
  1589.   | Alt-6 |                     |                                |
  1590.   | Alt-7 | Data Entry or Other | San Jose, Santa Clara, CA      |
  1591.   | Alt-8 | Notes Editor        | UPDATE: date - Jan Unter       |
  1592.   | Alt-9 |                     |                                |
  1593.   | Alt-0 | Notes Editor        | Delete 5 lines down cursor     |
  1594.   |--------------------------------------------------------------|
  1595.   | FIRST SELECT a Macro under HIGHLIGHT BAR:  Press <Enter>.    |
  1596.   | To EDIT Description: Move bar ^v to select and Press <Enter>.|
  1597.   | To DELETE a MACRO: Move bar ^v to select, then Press <Alt-D>.|
  1598.   +----------------- Press <Esc> to Cancel Menu------------------+
  1599.  
  1600.   The clever advanced PAF user may now envision that suites of frequently
  1601.   used macros could be saved, next copied to anther filename for
  1602.   preservation, then later restored under the HN.MAC filename prior to
  1603.   starting HotNotes! using a DOS batch file.  If this becomes commonly
  1604.   used, we will likely make it a standard feature in a future version of
  1605.   HotNotes!
  1606.  
  1607.   Now let's return to our "beneficiaries of a will" entry example above.
  1608.   You can define a User-Defined macro to record the entire process of the
  1609.   source insertion sequence the first time, then faithfully repeat it with
  1610.   each subsequent Alt 0 to 9 key press of your choice.  Starting from the
  1611.   Pedigree Search menu, you would simple bracket this entire keyboard
  1612.   sequence mentioned above within two addition HotNotes! commands: Alt-K
  1613.   just prior to pressing F4, and Alt-2 just after pressing Alt-F1.
  1614.   HotNotes! dutifully records all key sequences and saves them under the
  1615.   Alt-2 key, in this case.  Thereafter, the process is simply a matter of
  1616.   selecting the correct ancestor and pressing Alt-2 for each.  Now you
  1617.   needn't use FR's F8 copy prior note key.  It's fun watching your computer
  1618.   do all the work for you!
  1619.  
  1620. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                  Page 33
  1621. ___________________________________________________________________________
  1622.  
  1623.   Power Macros
  1624.   ------------
  1625.  
  1626.   Seeing how useful this is, this brings us to another powerful feature of
  1627.   HotNotes! Version 2.  The entire sequence of stuffing the most recent
  1628.   used source or text grabbed from the Notes screen can now be automated
  1629.   with two HotNotes! permanent keys: F5 from the Pedigree Search menu and
  1630.   F6 from the Notes Menu.  From the Pedigree Search menu, in one key press,
  1631.   F5 stuffs and saves the contents of the current HotNotes! clipboard into
  1632.   the Note for this person, then returns to Pedigree Search.
  1633.  
  1634.   The HotNotes! Clipboard contains either the most recent source stuffed or
  1635.   screen grabbed.  A second power key, F6 is now available from within the
  1636.   Notes editor.  It activates a screen grab directly into the HotNotes!
  1637.   Word Wrapping Notepad Editor.  From here, you subsequently can save your
  1638.   edits to the HotNotes! clipboard for use with F5 from Pedigree search.
  1639.   If this all seems a little confusing, the best thing to do is to try
  1640.   these things first hand.
  1641.  
  1642.  
  1643.  
  1644.   Macro Motoring Mania
  1645.   --------------------
  1646.  
  1647.   One final interesting use of the User-Defined macro keys is to allow more
  1648.   easy movement through the menus.  In this use of macros, you can really
  1649.   use your imagination. For example, you may want to easily go from the
  1650.   pedigree search screen to the utility screen, do a temp configuration to
  1651.   switch to a particular database, and return to pedigree search.
  1652.  
  1653.   It is simply a matter of turning on the record mode at the pedigree
  1654.   search screen, keying your way to the utilities menu, changing the
  1655.   database name, returning to pedigree search, and then saving under an
  1656.   Alt-number key.  From then on, to change to the database from the
  1657.   pedigree search screen, just enter the Alt-number key.  Imagine recording
  1658.   several commonly used data base selecting macros.  You could then
  1659.   automatically switch from among several databases via one simple
  1660.   keystroke: Alt-5, Alt-6 or Alt-7.
  1661.  
  1662.   To avoid total confusion and as an assurance against unpredictable or
  1663.   undesirable results, HotNotes! remembers the screen from which you begin
  1664.   your macro.  Subsequent calls to the macro key will only work if you are
  1665.   in that menu.  Consequently, in this example you must always start out at
  1666.   the pedigree search screen in order for the macro to work.  For example,
  1667.   if you are in the large pedigree screen, you must first exit to pedigree,
  1668.   then use your macro key.  Obviously, if you spend most of your time in
  1669.   the large pedigree screen, you may want to define the macro key to switch
  1670.   databases starting at the large pedigree screen instead of Pedigree
  1671.   Search.  This is done by simply turning on record mode at the large
  1672.   screen, and returning to the large screen before saving to the Alt-number
  1673.   key.
  1674.  
  1675. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                  Page 34
  1676. ___________________________________________________________________________
  1677.  
  1678.   Remember that the HotNotes! macro feature is completely flexible and able
  1679.   to be changed at any whim.  With a little practice, your macro keys can
  1680.   save countless keystrokes in entering and maintaining data under PAF.
  1681.   They are but one part of the HotNotes! effort to help everyone maintain
  1682.   accurate and well-documented genealogical records.
  1683.  
  1684.  
  1685.  
  1686.   -----------------
  1687.   Tips and Tricks
  1688.   -----------------
  1689.  
  1690.  
  1691.  
  1692.   Tip 1: Motorize Your FR Menus
  1693.   -----------------------------
  1694.  
  1695.   The Macro features of HotNotes! give you much more freedom than you are
  1696.   used to in FR. The built-in permanent macros in HotNotes! allow you to
  1697.   quickly move between FR menus and screens.  For example, at the Pedigree
  1698.   Search menu you can press the HotNotes! macro key <F4> and immediately go
  1699.   to the Notes on that individual.
  1700.  
  1701.   But did you know you could also design your own hot keys to zoom around
  1702.   FR?  HotNotes! user-defined macros make it a snap.  Simply begin
  1703.   recording at the starting screen, then end recording a the final screen.
  1704.  
  1705.   For example, one of our favorites is to change FR databases, if you have
  1706.   multiple database.  Let's say you have two databases, named SMITH and
  1707.   JONES.  We want to have this macro start and end in the Pedigree Search
  1708.   menu, so it will work just like the F3 key does, except that now we can
  1709.   switch up to 10 different databases.  Here is the sequence to follow to
  1710.   define each database change sequence.  First we will want save the
  1711.   present database setting, so we may return to it after making changes.
  1712.  
  1713.       1.  Start in the Pedigree Search menu and press <Alt-K> to start
  1714.           recording a macro.
  1715.  
  1716.       2.  Press <X> to exit Pedigree Search to Main Menu
  1717.  
  1718.       3.  Press <A> to go to the Utilities Menu
  1719.  
  1720.       4.  Press <4> to go to Temporary Configuration
  1721.  
  1722.   The cursor presently is already at the Database line.  Leave it there,
  1723.   but for the first definition, write down the name of this default
  1724.   database, i.e., C:\PAF\SMITH.
  1725.  
  1726.       5.  Press <F10> to erase the database line.
  1727.  
  1728. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                  Page 35
  1729. ___________________________________________________________________________
  1730.  
  1731.       6.  Next, enter the name of the new database.  (In the first case,
  1732.           we reenter the default database just erased, i.e.,
  1733.           C:\PAF\SMITH; for subsequent definitions, enter the new
  1734.           database desired, i.e., C:\PAF\JONES.)
  1735.  
  1736.       7.  Press <Enter> at the end of this new name.
  1737.  
  1738.       8.  Now save and exit, Press <F1> twice.
  1739.  
  1740.       9.  Press <zero> to return to Main Menu.
  1741.  
  1742.       10. Press <4> to return to Pedigree Search.
  1743.  
  1744.       11. Press <Alt-K> to end the Macro.
  1745.  
  1746.       12. Select a Macro key (say Alt-1 for the first one) and press
  1747.           Enter.
  1748.  
  1749.       13. Enter the name of your database as the Macro name and press
  1750.           Enter.
  1751.  
  1752.       14. Press Esc to save your macro
  1753.  
  1754.       15. Now repeat the process for your second database, JONES.
  1755.  
  1756.   To add additional databases, repeat Steps 1-14.  After you have defined
  1757.   your databases, you may change databases from the Pedigree Search menu by
  1758.   pressing the appropriate macro key.
  1759.  
  1760.   **NOTE**: these and all HotNotes! macros which automatically change FR
  1761.   menus will only work if you set the "Require a carriage return on menus?
  1762.   (Y/N):" to "N" (no) in your configuration.
  1763.  
  1764.  
  1765.  
  1766.   Tip 2: Auto-insert your favorite Sources!
  1767.   -----------------------------------------
  1768.  
  1769.   Find yourself using the same two or three sources all the time?  Why not
  1770.   make them into macros?  Simply start within Notes and define a macro
  1771.   which invokes, selects and inserts these sources for you:
  1772.  
  1773.       1.  Press <Alt-K> to begin recording a macro starting from the
  1774.           Notes screen.
  1775.  
  1776.       2.  Press <Alt-S> to invoke the HotNotes! Source Menu.
  1777.  
  1778.       3.  Select the desired source the normal way.
  1779.  
  1780.       4.  Press <Ctrl-Enter> to paste the source into Notes
  1781.  
  1782.       5.  Press <Alt-K> to stop macro recording
  1783.  
  1784. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                  Page 36
  1785. ___________________________________________________________________________
  1786.  
  1787.       6.  Pick an Alt-number key, name you macro, then Press <Enter>.
  1788.  
  1789.       7.  Press <Esc> to save your macro to disk
  1790.  
  1791.   You are done!  You may repeat the process above for your other frequent
  1792.   sources, but this time assigning them to unique macro numbers. When
  1793.   finished, lets say you have Alt-1, 2 and 3 recorded as your favorite
  1794.   sources.  Then when using one, instead of pressing Alt-S, etc. normally,
  1795.   you simply press one, say Alt-2, and your source is inserted immediately.
  1796.   This saves a few keystrokes.  You can record over and reuse the Alt-
  1797.   number macro keys over and over again as you choose new favorite sources.
  1798.  
  1799.  
  1800.  
  1801.   Tip 3: Wrap those naughty paragraphs!
  1802.   -------------------------------------
  1803.  
  1804.   You've probably done it...we all have: tried to go back and insert text
  1805.   into your FR note, only to have your paragraph's format unravel before
  1806.   your eyes.  Don't retype those words back onto the end of the previous
  1807.   lines-- fix it with HotNotes!  In three easy keystrokes you can rewrap
  1808.   the paragraph.  To start, presumably you are already there, but if not,
  1809.   move the cursor anywhere on the offending paragraph, then:
  1810.  
  1811.       1.  Press <F6> to select the paragraph to capture (if necessary,
  1812.           adjust the highlight bar to cover the entire paragraph)
  1813.  
  1814.       2.  Press <F6> again to capture it with wrap into the Wordwrap
  1815.           Editor
  1816.  
  1817.       3.  Press <F5> immediately to paste it back into Notes, replacing
  1818.           the old naughty paragraph.
  1819.  
  1820.  
  1821.  
  1822.   Tip 4: Focus--the Quick-Change Show!
  1823.   ------------------------------------
  1824.  
  1825.   Ever need to update the whole family or group of families with the same
  1826.   source?  Use FR's Focus and HotNotes! to make it easy.
  1827.  
  1828.       1.  First go to Focus (Main Menu Item 7) and add the individuals
  1829.           you'd like to concentrate on using Items 3 through A from
  1830.           among the normal focus menu commands.
  1831.  
  1832.       2.  Then select Item 1 to look at the first individual in the
  1833.           Focus Individual Data menu.
  1834.  
  1835.       3.  Press N to go to the Notes for that person
  1836.  
  1837.       4.  Use HotNotes! to pick and insert the first source, placing it
  1838.           in the Clipboard.
  1839.  
  1840. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                  Page 37
  1841. ___________________________________________________________________________
  1842.  
  1843.       5.  Press <F2> to return to the Focus Individual Data menu.
  1844.  
  1845.   Now you are ready to insert the Clipboard into all your focus
  1846.   individuals.
  1847.  
  1848.       6.  Use the cursors to select any person in your focus list
  1849.  
  1850.       7.  Simply press <F5>.  HotNotes! automatically inserts that
  1851.           source, saves the note and returns to the Focus Individual
  1852.           Data menu.
  1853.  
  1854.       8.  Repeat steps 6 and 7 again, and so on until all have been
  1855.           updated.
  1856.  
  1857.  
  1858.  
  1859.   Tip 5: Pedigree Pick and Paste!
  1860.   -------------------------------
  1861.  
  1862.   Need to update a variety of individuals with the same source?  Similar to
  1863.   Quick Change Focus above, HotNotes! allows you to also make one-keystroke
  1864.   mass changes from the Pedigree Search menu.  Start in the Notes area of
  1865.   the first individual:
  1866.  
  1867.       1.  Enter or select the common information or source citations
  1868.           into the Notes Screen.  (If you alternately have entered them
  1869.           directly into the HotNotes! Wordwrap editor, you may skip
  1870.           directly to Step 6 below.)
  1871.  
  1872.       2.  Press <Alt-X> to extract a copy of the text.
  1873.  
  1874.       3.  Move the cursor keys to highlight the desired text
  1875.  
  1876.       4.  Press <Enter> to copy the text into the clipboard
  1877.  
  1878.       5.  Press <F5> to save and paste the info back into Notes.
  1879.  
  1880.   You may test the results by pressing <F5> to see if the Clipboard has the
  1881.   correct information.  (You may use the Notes <Ctrl-Y> command to erase
  1882.   the extra text just inserted from this screen, or just exit to Pedigree
  1883.   Search without saving Notes by using the HotNotes! macro <Alt-F2>.)  Now
  1884.   you are ready to "pedigree paste."  Starting now from the Pedigree Search
  1885.   menu:
  1886.  
  1887.       6.  Move to the desired individual using FR's normal methods
  1888.  
  1889.       7.  Press <F5> to insert the contents of the HotNotes! Clipboard
  1890.           into Notes
  1891.  
  1892.       8.  Repeat Step 6 and 7 for all remaining individuals.
  1893.  
  1894.   So there you have it.  Remember to start at Step 1 again if you now want
  1895.  
  1896. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                  Page 38
  1897. ___________________________________________________________________________
  1898.  
  1899.   to do the same with different information.
  1900.  
  1901.  
  1902.  
  1903.   Tip 6: See a Note? Turn it into a Macro!
  1904.   ----------------------------------------
  1905.  
  1906.       Do you see something on your Notes screen you would immediately
  1907.           like to save as a macro?  You can do this by first placing it
  1908.           into the HotNotes! clipboard.  To work, this note must be
  1909.           entirely visible on one Notes screen.  Using HotNotes!, first
  1910.           use the extract command, then save the results in the
  1911.           clipboard.  Afterwards, define your macro:
  1912.  
  1913.       1.  Press <Alt-X> to highlight and select the desired text.
  1914.  
  1915.       2.  Press <Enter> to place the text into the Wordwrap Editor
  1916.  
  1917.       3.  Press <F1> to save the Clipboard
  1918.  
  1919.   Now you can define a macro...
  1920.  
  1921.       5.  Press <Alt-K> to begin defining a macro
  1922.  
  1923.       6.  Press <F5> to paste the contents of the Clipboard to the
  1924.           screen
  1925.  
  1926.       7.  (Optionally Press <Enter> to place a blank line after it.)
  1927.  
  1928.       8.  Press <Alt-K> and choose your desired <Alt 0-9> macro key
  1929.  
  1930.       9.  Press <Enter>, name the macro and then <Enter>
  1931.  
  1932.       10. Press <Esc> to leave the View menu and save your macro to
  1933.           disk.
  1934.  
  1935.   Your screen text is now permanently saved under an Alt-number macro key!
  1936.  
  1937.  
  1938.  
  1939.   Tip 7: Comment your Source Menu!
  1940.   --------------------------------
  1941.  
  1942.   You can place comments at the beginning of the Title in a source, which
  1943.   appear in the Source Menu, but which do not insert into Notes.  This
  1944.   permits you to place short comments within a Source.
  1945.  
  1946.       1.  First pick a source you'd like to so label from the source
  1947.           menu
  1948.  
  1949.       2.  Press <Enter> to View the source.
  1950.  
  1951. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                  Page 39
  1952. ___________________________________________________________________________
  1953.  
  1954.       3.  Next enter the Source Editor by pressing <Alt-E>.
  1955.  
  1956.       4.  Move the cursor to the beginning of the Title field.
  1957.  
  1958.       5.  Type "{"  to begin your comment.
  1959.  
  1960.       6.  Type your comment.
  1961.  
  1962.       7.  Type a "}" curly bracket to end your  comment.
  1963.  
  1964.       8.  Press <F1> to save your comments.
  1965.  
  1966.   Return to the Source Menu and notice your new comments.  If you fail to
  1967.   place your comments at the beginning of the title field, your comment may
  1968.   not be visible in the Source Menu.
  1969.  
  1970.  
  1971.  
  1972.   Tip 8: Design your own Source Templates
  1973.   ---------------------------------------
  1974.  
  1975.   A convenient feature within the Wordwrap or Source Editor is to insert a
  1976.   source template.  You can customize this file (SOURCE.SRC) by adding up
  1977.   to 965 additional source templates into it.  For example, let's say you
  1978.   frequent the FHL in Salt Lake City.  You may want to define a family of
  1979.   Sources with FHL listed as the Repository, then add them to the Template
  1980.   file for future use.  Start with the desired source on the Notes screen.
  1981.  
  1982.       1.  First, move the cursor to that desired source.
  1983.  
  1984.       2.  Press <Alt-G> to Grab and select that source
  1985.  
  1986.       3.  Press <Enter> to bring up the source menu.
  1987.  
  1988.       4.  Press <Alt-L> to Load another source database.  (This changes
  1989.           the default database which will be loaded until similarly
  1990.           changed again when you press the Alt-S command.)
  1991.  
  1992.       5.  Enter "SOURCE" as the database to load (make sure to spell
  1993.           this exactly.)
  1994.  
  1995.       6.  Press <Alt-A> to add the source you grabbed into this
  1996.           SOURCE.SRC database, the Template database.
  1997.  
  1998.       7.  Press <F1> twice to save it and exit the viewer.
  1999.  
  2000.   Since the SOURCE.SRC database is now active, you can immediately add more
  2001.   sources at this time:  (Otherwise, start another HotNotes! session at
  2002.   Step 1 above.)
  2003.  
  2004.       8.  Repeat Step 1 only above.
  2005.  
  2006. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                  Page 40
  2007. ___________________________________________________________________________
  2008.  
  2009.       9.  Press <Alt-S> to bring up the Source Menu
  2010.  
  2011.       10. Then repeat steps 6 and 7 above.
  2012.  
  2013.   In effect, you are adding additional sources to your SOURCE.SRC sample or
  2014.   template file.  You can use this by pressing the <F8> in either the
  2015.   HotNotes! Source or Wordwrap Editors.
  2016.  
  2017.  
  2018.  
  2019.   Tip 9: Use two Source databases simultaneously
  2020.   ----------------------------------------------
  2021.  
  2022.   You may optionally redefine the Source Sample database as another file
  2023.   during a HotNotes! session.  You do this via the Wordwrap or Source
  2024.   Editor
  2025.  
  2026.       1.  Press <F8> to bring up the Source database menu.
  2027.  
  2028.       2.  Press <Alt-L> to load another database.
  2029.  
  2030.   You are prompted that this will change the default database invoked by
  2031.   the <F8> key.
  2032.  
  2033.       3.  Enter the name of your desired alternate database and press
  2034.           <Enter>
  2035.  
  2036.   This new database now becomes active for all future <F8> presses during
  2037.   this HotNotes! session, or until changed again in the same manner.  You
  2038.   may restore the SOURCE.SRC file again by simply typing the SOURCE name at
  2039.   Step 3 above.  Now you may quickly insert either the normal <Alt-S>
  2040.   database or the <F8> source within the Wordwrap or Source editor.
  2041.  
  2042.  
  2043.  
  2044.   Tip 10: Automatically check, backup and exit FR
  2045.   -----------------------------------------------
  2046.  
  2047.   Caution, this trick may not work on all PC's.  This is for the advanced
  2048.   users and meant to illustrate the power and versatility of HotNotes!
  2049.   macros.  Please test this first on your system by verifying that your
  2050.   backed up files are done successfully.   USE THIS TRICK AT YOUR OWN RISK.
  2051.   Silicon Roots! Associates accepts no liability if your data is lost or
  2052.   corrupted.  Also, as recorded below, this macro does not allow you to
  2053.   correct your data before backing it up if FRCHECK discovers an error.
  2054.  
  2055.   On some systems, you may define a macro hotkey to automatically exit FR
  2056.   from any FR menu, do a Check, then Backup your data, and finally exit to
  2057.   the HotNotes! all with one keystroke.  For example, lets start from the
  2058.   Main Menu.
  2059.  
  2060.       1.  Press <Alt-K> to record a macro.
  2061.  
  2062. HotNotes! 2.2 Demo                Operating Manual                  Page 41
  2063. ___________________________________________________________________________
  2064.  
  2065.       2.  Press <zero> to exit FR to the Backup Reminder menu
  2066.  
  2067.       3.  Press <F1> to check your data
  2068.  
  2069.       4.  Press <N> to not print the listing, and FR check runs...
  2070.  
  2071.       5.  Press <Enter> to return to the Backup Reminder menu.
  2072.  
  2073.       6.  Press <F2> to backup.  Insert diskette for backup.
  2074.  
  2075.       7.  Press <F1> to start the backup and following instructions on
  2076.           screen
  2077.  
  2078.       8.  Press <Enter> when backup is complete to return to the Backup
  2079.           Reminder menu.
  2080.  
  2081.       9.  Press <Enter> to return to the HotNotes! Launch menu
  2082.  
  2083.   At this point it may appear that HotNotes! has quit, but in fact it is
  2084.   only temporarily suspended.  This is the TRICK:
  2085.  
  2086.       10. Press <Enter> again to RETURN to HotNotes! running FR
  2087.  
  2088.       11. When the HotNotes! Welcome Menu appears, immediately Press
  2089.           <Alt-K>
  2090.  
  2091.       12. Select your macro key and press <Enter>
  2092.  
  2093.       13. Name your macro, i.e., "Exit, Check & Backup" then press
  2094.           <Enter>
  2095.  
  2096.       14. Press <Esc> to save your macro to disk.
  2097.  
  2098.   You are finished.  Test your macro by going to the Main Menu and pressing
  2099.   the hotkey.  This final tip is meant to illustrate the power and
  2100.   potential of HotNotes! automating your FR functions.
  2101.  
  2102.   ___________________________________________________________
  2103.   Copyright (c) 1993 Silicon Roots! Associates.
  2104.   All rights reserved.
  2105.